วิธีการป้องกันการฉ้อโกงและการโจรกรรมพนักงานในธุรกิจของคุณ - นโยบายและแผน
ในขณะที่คุณอาจคิดว่าผู้กระทำความผิดนั้นเป็นอาชญากรที่มีความแข็งแกร่งซึ่งกระโดดจากงานหนึ่งสู่อีกงานหนึ่งวารสารการบัญชีรายงานว่าบุคคลส่วนใหญ่ที่กระทำการฉ้อโกงทางอาชีพนั้นเป็นผู้ที่กระทำความผิด นอกจากนี้ผู้กระทำการที่มีผู้ดำเนินการเพียงไม่กี่คนที่ตั้งใจจะโกงธุรกิจ.
ซึ่งหมายความว่าการจ้างงานอย่างขยันขันแข็งและการตรวจสอบประวัติอย่างละเอียดนั้นไม่เพียงพอที่จะป้องกันการฉ้อโกงที่เกิดขึ้นกับธุรกิจของคุณ อย่างไรก็ตามมีปัจจัยบางอย่างที่ทำให้บุคคลมีแนวโน้มที่จะกระทำการฉ้อโกง.
สมาคมผู้ตรวจสอบการทุจริตได้รับการรับรองยืนยันว่ามีสามองค์ประกอบที่มักจะเกิดขึ้นเมื่อการทุจริตเกิดขึ้น ขั้นแรกบุคคลที่กระทำการฉ้อโกงจะรู้สึกถึงแรงกดดันทางการเงิน - หนี้สินสูงชีวิตที่ฟุ่มเฟือยสมาชิกในครอบครัวที่มีปัญหาทางการเงินและการติดการพนันล้วนเป็นแหล่งที่มาของความกดดัน.
ประการที่สองบุคคลต้องการวิธีแก้ปัญหาการฉ้อโกง การพูดคนเดียวภายใน“ ฉันไม่ได้รับเงินมากพอ”“ ฉันทำงานหนักกว่าที่เจ้านายทำ”“ บริษัท จะไม่พลาดสิ่งนี้” และ“ ฉันสมควรได้รับสิ่งนี้” ทุกคนช่วยให้คนแสดงพฤติกรรมที่ผิดจรรยาบรรณ.
ท้ายที่สุดบุคคลต้องการโอกาสในการฉ้อโกง แม้ว่าคุณในฐานะเจ้าของธุรกิจจะไม่ส่งผลกระทบต่อสถานะทางการเงินหรือทัศนคติของบุคคล แต่คุณสามารถส่งผลกระทบต่อปัจจัยด้านโอกาสด้วยการตรวจสอบและถ่วงดุลและการควบคุมภายในที่เหมาะสม.
ประเภทของการฉ้อโกงทั่วไป
1. การยักยอกทรัพย์สิน
ตามที่สมาคมผู้ตรวจสอบการฉ้อโกงที่ผ่านการรับรองการยักยอกทรัพย์สินเป็นประเภทที่พบบ่อยที่สุดของการทุจริตที่เกิดขึ้นในธุรกิจขนาดเล็ก การยักยอกทรัพย์สินเกิดขึ้นเมื่อพนักงานหรือผู้รับเหมาวางแผนที่จะขโมยหรือใช้ทรัพยากรของ บริษัท ในทางที่ผิดเช่นเงินสดหรือสินค้าคงคลัง.
เอาใจใส่อย่างรอบคอบว่าธุรกิจของคุณเก็บเงินสดจากลูกค้าอย่างไร หากมาตรการที่เหมาะสมไม่ได้อยู่ในสถานที่บุคคลสามารถสกัดเงินสดและซ่อนจากเจ้าของ.
2. Skimming
Skimming วิธีการขโมยเงินสดที่นิยมใช้เกี่ยวข้องกับการขโมยการรับเงินก่อนที่จะสามารถบันทึกลงในบันทึกทางการเงินของ บริษัท ได้อย่างสมบูรณ์ ตัวอย่างเช่นสมมติว่าลูกค้าต้องการซื้อผลิตภัณฑ์ที่ร้านขายอิฐและปูน พนักงานขายที่ชอบวางแผนสามารถยอมรับการชำระเงินสำหรับสินค้า แต่พกเงินสดแทนการบันทึกการทำธุรกรรม.
ด้วย skimming พนักงานสามารถบันทึกได้เพียงส่วนหนึ่งของการชำระเงิน - ตัวอย่างเช่นบันทึกเพียง $ 50 ที่จ่ายเมื่อได้รับ $ 100 - หรือไม่สามารถบันทึกการชำระเงินทั้งหมด เนื่องจากไม่มีการบันทึกธุรกรรมการขายสินค้าคงคลังของร้านจึงไม่ได้รับการอัปเดต ซึ่งหมายความว่าสินค้าคงคลังธุรกิจจริงจะมีขนาดเล็กกว่าที่ปรากฏในบันทึกบัญชี.
มันไม่ได้เป็นเพียงการทำธุรกรรมในบุคคลที่มีความเสี่ยงที่จะ skimming พนักงานบัญชีหรือเสมียนที่ได้รับการชำระเงินของลูกค้าสามารถพกเงินสดเข้ามาด้วย จากนั้นพนักงานสามารถปลอมแปลงบันทึกสินเชื่อหรือตัดบัญชีเป็นสิ่งที่ไม่สามารถเก็บได้ดังนั้นธุรกิจจะไม่สังเกตเห็นว่าการชำระเงินขาดหายไป.
ลูกหนี้ที่มีความซับซ้อน ในรูปแบบการขัดบัญชีผู้ทำบัญชีหรือบัญชีกระเป๋าเงินสดชำระลูกค้าทำไปยังบัญชีของลูกค้า เพื่อครอบคลุมการขาดแคลนนักบัญชีใช้การชำระเงินที่ได้รับจากลูกค้ารายที่สองไปยังบัญชีลูกค้ารายแรก หากลูกค้าคนที่สองสังเกตเห็นว่ายอดเงินในบัญชีไม่ถูกต้องนักบัญชีใช้การชำระเงินจากลูกค้ารายที่สามเพื่อชดเชยการขาดดุล - และอื่น ๆ.
เนื่องจากการจ่ายเงินมีการจัดการที่ไม่ถูกต้อง ถึงกระนั้นผู้กระทำการที่หลอกลวงสามารถติดตามแผนการขัดเป็นเวลาหลายเดือนหรือหลายปีโดยไม่ถูกจับได้.
3. การเบิกเงินสด
การขโมยเงินสดคล้ายกับการอ่านไม่ออกในแง่ที่ว่าพนักงานหรือผู้รับเหมากำลังขโมยเงินสดที่เข้ามา ความแตกต่างกับการขโมยเงินสดคือพนักงานขโมยเงินสดหลังจากที่บันทึกในหนังสือของธุรกิจ.
ตัวอย่างเช่นพนักงานอาจขโมยเงินจากเครื่องคิดเงินหลังจากบันทึกธุรกรรม พนักงานสามารถบันทึกการเบิกจ่ายเงินสดที่เป็นการฉ้อโกงเพื่อปกปิดความจริงที่ว่าเงินสดหายไป ตัวอย่างเช่นพนักงานอาจยกเลิกการขายก่อนหน้านี้หรือออกเงินคืนและนำเงินสดที่เกี่ยวข้องออกจากการลงทะเบียน.
สัญญาณว่าเงินสดถูกขโมย
รูปแบบการอ่านข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการสกัดกั้นเงินสดก่อนที่จะถูกบันทึกอาจเป็นเรื่องยุ่งยากในการตรวจจับ คุณอาจสังเกตเห็นสัญญาณเตือนเหล่านี้:
- สินค้าคงคลังต่ำ. หากสินค้าคงคลังที่เกิดขึ้นจริงในร้านค้าต่ำกว่าที่ควรจะเป็นตามหนังสือเป็นไปได้ว่าพนักงานไม่ได้บันทึกยอดขายทั้งหมด.
- ช่องว่างในเอกสารที่มีหมายเลข. สำหรับร้านอาหารและธุรกิจอื่น ๆ ที่ใช้บัตรกำนัลล่วงหน้าหมายเลขช่องว่างในบัตรกำนัลอาจหมายถึงพนักงานที่ทิ้งใบเสร็จและเก็บเงินสดไว้.
- ข้อร้องเรียนของลูกค้า. หากพนักงานขัดเงินการชำระเงินลูกค้ามักจะโทรเข้ามาและบ่นว่าใบแจ้งยอดของพวกเขาไม่ถูกต้อง.
- รายได้ต่ำในช่วงกะการทำงานบางอย่าง. หากการเก็บเงินสดต่ำกว่าเมื่อใดก็ตามที่พนักงานคนใดคนหนึ่งทำงานอยู่นั่นอาจหมายถึงการขโมยเงินสด.
การควบคุมภายในเพื่อป้องกันการโจรกรรมเงินสด
- ต้องมีการอนุมัติจากผู้จัดการในการออกเครดิต, โมฆะการขาย, หรือการตัดบัญชี. เมื่อคนอื่นมีส่วนร่วมในการทำธุรกรรมพนักงานคดเคี้ยวมีโอกาสน้อยที่จะขโมยไม่มีใครสังเกตเห็น.
- ออกใบแจ้งยอดบัญชีรายเดือน. พนักงานมีโอกาสน้อยที่จะยุ่งเกี่ยวกับการชำระเงินของลูกค้าหากลูกค้าได้รับการปรับปรุงยอดเงินในบัญชีของพวกเขาเป็นประจำ.
- เวลาพักร้อนของสถาบันที่บังคับและการหมุนเวียนงาน. แผนการขัดกันอย่างรวดเร็วเมื่อพนักงานที่มีความผิดไม่มีโอกาสได้รับเงินสด.
- ทำการนับเงินสดด้วยความประหลาดใจ. โดยการเปรียบเทียบเงินสดในการลงทะเบียนกับการรับเงินสดผู้จัดการสามารถระบุความแตกต่างของเงินสดได้อย่างรวดเร็ว.
- กล้องวิดีโอ. พนักงานมีแนวโน้มที่จะประพฤติตัวไม่ดีเมื่อมีกล้องวิดีโอติดตามการลงทะเบียน.
- กล่องล็อค. ด้วยการให้ลูกค้าชำระเงินโดยตรงไปยังกล่องล็อคของธนาคารเงินสดไม่ผ่านมือของพนักงานและพนักงานไม่มีโอกาสขโมย.
4. การเบิกจ่ายเงินสดที่เป็นการฉ้อโกง
แทนที่จะทำการหาเงินเมื่อเข้ามาในธุรกิจนักต้มตุ๋นคนอื่นก็ขโมยเงินสดที่จ่ายออกไป จากวิธีการทั้งหมดที่พนักงานและผู้รับเหมาใช้ทรัพย์สินของ บริษัท ในทางที่ผิดการขโมยเงินสดโดยการสร้างการจ่ายเงินที่ฉ้อโกงเป็นกลยุทธ์ที่ใช้กันมากที่สุด.
5. แผนการเรียกเก็บเงิน
พนักงานสามารถเรียกเก็บเงินสำหรับสินค้าและบริการที่ บริษัท ไม่เคยได้รับและเก็บเงินสด พนักงานปลอมใบแจ้งหนี้ด้วยบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่ทำขึ้นมาและเมื่อมีการเบิกจ่ายเช็คผู้หลอกลวงจะถอนเงินสดเอง พนักงานได้ชำระเงินให้แก่ผู้ขายที่ไม่มีอยู่โดยใช้ชื่อของ บริษัท เชลล์ที่พนักงานหรือเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวเป็นเจ้าของ.
พนักงานยังสามารถสมรู้ร่วมคิดกับผู้ขายที่มีอยู่เพื่อคิดราคาแพงสำหรับผลิตภัณฑ์ของ บริษัท เพื่อแลกกับการผลักดันผ่านใบแจ้งหนี้ที่สูงเกินจริงผู้ขายจะให้พนักงานตัดผลกำไร.
สัญญาณของโครงการเรียกเก็บเงิน
- อัตราของผู้ขายได้เพิ่มขึ้นอย่างมาก. เมื่ออัตราของผู้ขายรายหนึ่งเพิ่มขึ้นในอัตราร้อยละที่สูงกว่าบรรทัดฐานอุตสาหกรรมอาจเป็นไปได้ว่าคุณไม่ได้รับข้อตกลงที่ยุติธรรม.
- การตั้งค่าพนักงานสำหรับผู้ขายที่แน่นอน. พนักงานที่ยืนยันในผู้ขายบางรายหรือไม่เปิดรับการเสนอราคาจากผู้รับจ้างรายอื่นอาจได้รับเงินใต้โต๊ะ.
การควบคุมภายในเพื่อป้องกันแผนการเรียกเก็บเงิน
- รักษารายการผู้ขายที่ได้รับอนุมัติและเขียนเฉพาะเช็คให้ผู้ขายที่ได้รับอนุมัติ. วิธีนี้จะป้องกันไม่ให้คุณชำระเงินแก่ บริษัท ของเชลล์หรือเพื่อนของพนักงาน ก่อนเพิ่มผู้ขายลงในรายการให้ทำวิจัยและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็น บริษัท ที่ถูกกฎหมาย.
- พร้อมกับรายชื่อผู้ขายที่ได้รับอนุมัติให้ปรับปรุงรายการราคาที่ได้รับการอนุมัติ. สิ่งนี้ทำให้มันยากสำหรับพนักงานที่จะขึ้นราคาในการสมรู้ร่วมคิดกับผู้ขาย.
- ขอสำเนารายงานการรับก่อนที่คุณจะลงนามตรวจสอบ. ด้วยวิธีนี้คุณจะลงนามตรวจสอบผลิตภัณฑ์ที่ บริษัท ได้รับจริงเท่านั้น.
6. แผนการชำระเงินคืนค่าใช้จ่าย
อีกวิธีหนึ่งในการรับเงินสดออกจาก บริษัท คือการรายงานค่าใช้จ่ายเหลวไหล พนักงานสามารถรับเช็คคืนเงินจำนวนมากโดยการเพิ่มค่าใช้จ่ายส่วนตัวค่าใช้จ่ายที่ไม่มีอยู่หรือเพิ่มค่าใช้จ่ายในการขอคืนเงินค่าใช้จ่าย.
สัญญาณของโครงการชดเชยค่าใช้จ่าย
- รายงานค่าใช้จ่ายฟุ่มเฟือย. หากรายงานค่าใช้จ่ายพนักงานบางอย่างสูงกว่าค่าเฉลี่ยในอดีตหรือรายงานของพนักงานคนอื่น ๆ แสดงว่าพนักงานลงชื่อใช้จ่ายมากเกินไป.
- พนักงานไม่ส่งใบเสร็จรับเงิน. เมื่อใบเสร็จรับเงินดั้งเดิมไม่ได้แนบมากับรายงานค่าใช้จ่ายคุณจะไม่มีทางรู้ได้เลยว่าพนักงานมีต้นทุนจริงหรือไม่.
การควบคุมภายในเพื่อป้องกันแผนการชำระเงินคืนค่าใช้จ่าย
- ต้องการใบเสร็จรับเงินสำหรับการจ่ายเงินคืน. หากคุณไม่ทำเช่นนั้นพนักงานสามารถเพิ่มค่าใช้จ่ายที่ไม่เคยเกิดขึ้นจริง.
- จัดทำเอกสารนโยบายการชำระคืนค่าใช้จ่ายของ บริษัท ของคุณ. ในนั้นมีความชัดเจนเกี่ยวกับประเภทของค่าใช้จ่ายที่สามารถคืนเงินและสิ่งที่ไม่เหมาะสมสำหรับการชำระเงินคืน จัดทำสำเนานโยบายให้พนักงานทุกคน.
- เปรียบเทียบรายงานค่าใช้จ่ายของพนักงานทุกคนที่เดินทางในเส้นทางที่เฉพาะเจาะจง. หากมีใครสูงกว่าคนอื่น ๆ นั่นเป็นสัญญาณว่าค่าใช้จ่ายสูงเกินจริงหรือพนักงานใช้จ่ายเกินวัตถุประสงค์.
7. ตรวจสอบรูปแบบการเจาะ
พนักงานหรือผู้รับเหมาที่สามารถเข้าถึงเช็ค บริษัท ขาออกอาจเข้าไปยุ่งเกี่ยวกับพวกเขาเพื่อผลประโยชน์ของพวกเขาเอง หากเช็คเปล่าไม่มีความปลอดภัยใครบางคนสามารถขโมยบางอย่างและทำให้พวกเขาออกไปเองหรือกับเพื่อน ผู้ทำบัญชีที่วาดเช็คสำหรับเจ้าของธุรกิจที่จะเซ็นชื่อในภายหลังอาจแก้ไขชื่อในเช็คดักฟังและเงินสดด้วยตนเอง.
สัญญาณของการตรวจสอบการเจาะ
- ช่องว่างในการตรวจสอบหมายเลข. หากมีช่องว่างตามลำดับในการตรวจสอบหมายเลขที่ว่างเปล่าของคุณเป็นไปได้ว่ามีใครบางคนยกขึ้นเล็กน้อย.
- การร้องเรียนของผู้ขาย. เมื่อผู้ขายแจ้งให้คุณทราบว่ายังไม่ได้รับการชำระเงินแม้ว่าคุณจะตัดเช็คการชำระเงินอาจถูกดัก.
การควบคุมภายในเพื่อป้องกันการตรวจสอบการเจาะ
- เก็บเช็คว่างไว้อย่างปลอดภัย. พวกเขาควรถูกล็อคในสำนักงานของคุณตลอดเวลา อย่าเปิดเผยรหัสของคุณและสร้างเช็คเมื่อพนักงานทำบัญชีของคุณพร้อมที่จะพิมพ์เท่านั้น.
- ตรวจสอบใบแจ้งยอดธนาคารธุรกิจของคุณทุกเดือน. ค้นหาจำนวนเช็คที่คุณไม่รู้จัก ขอให้ธนาคารของคุณรวมภาพสแกนของเช็คเงินสดเพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าพวกเขาจะไม่ได้รับการแก้ไขก่อนที่จะมีการรับรอง.
8. การโจรกรรมสินค้าคงคลังและสินทรัพย์อื่น ๆ
แม้ว่าเงินสดของคุณจะปลอดภัย แต่พนักงานสามารถหาวิธีที่จะขโมยหรือใช้ทรัพย์สินทางกายภาพในทางที่ผิดเช่นคอมพิวเตอร์ผลิตภัณฑ์ของ บริษัท และสินค้าคงคลัง.
แผนการรับ
พนักงานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการรับสามารถขโมยสินค้าคงคลังหรือผลิตภัณฑ์ ณ จุดส่งมอบ พนักงานวางแผนอาจแก้ไขรายงานการจัดส่งขาเข้าและ บริษัท ที่ได้รับรายงานเพื่อซ่อนการทุจริต หากพนักงานเหล่านั้นยังสามารถเข้าถึงบันทึกการจัดซื้อพวกเขาสามารถแก้ไขใบขอเสนอซื้อเพื่อให้ตรงกับรายงานการจัดส่งปลอม.
9. การโจรกรรมทรัพย์สิน
หากไม่มีการควบคุมทางกายภาพในการตรวจสอบสินทรัพย์พนักงานและผู้รับเหมาสามารถนำทรัพย์สินของ บริษัท ออกนอกสถานที่และไม่ส่งคืนได้.
สัญญาณว่าสินทรัพย์ถูกขโมย
- สินค้าคงคลังต่ำ. หากสินค้าคงคลังต่อหนังสือสูงกว่าระดับสินค้าคงคลังจริงอาจมีคนขโมย.
- เอกสารคู่มือคุณภาพสินค้าไม่ดี. หากการสนับสนุนการซื้อและการรับเอกสารไม่ใช่ต้นฉบับหรือดูเหมือนว่ามีการเปลี่ยนแปลงคุณอาจต้องรับมือกับงานของโจร.
การควบคุมภายในเพื่อป้องกันการขโมยทรัพย์สินทางกายภาพ
- ดำเนินการนับสินค้าคงคลังแบบสุ่ม. วิธีนี้สามารถแนะนำคุณให้รู้จักกับปัญหาการขาดแคลนสินค้าคงคลังและทำให้พนักงานมีโอกาสน้อยที่จะขโมย.
- แยกหน้าที่ของสินค้าคงคลัง. บุคคลคนเดียวกันไม่ควรรับผิดชอบทั้งการซื้อผลิตภัณฑ์และการรับสินค้า.
- ติดตั้งกล้องรักษาความปลอดภัย. โดยเฉพาะอย่างยิ่งตรวจสอบห้องและพื้นที่ที่จัดเก็บสินค้าคงคลังและผลิตภัณฑ์ที่มีค่า.
- รักษาสินค้าคงคลังและสินทรัพย์ให้ปลอดภัย. พื้นที่ที่มีสินทรัพย์ที่มีค่าควรถูกล็อคเมื่อเป็นไปได้และมีเพียงพนักงานบางคนเท่านั้นที่ควรมีกุญแจ.
เคล็ดลับเพิ่มเติมเพื่อป้องกันการฉ้อโกงธุรกิจขนาดเล็ก
นอกจากนี้ยังมีกลยุทธ์ทั่วไปที่คุณสามารถใช้เพื่อหลีกเลี่ยงการฉ้อโกง ด้วยการเปลี่ยนวิธีการที่คุณจัดการและวิธีการมอบหมายงานคุณสามารถลดโอกาสที่บางคนจะหลอกลวงธุรกิจของคุณ.
1. รู้จักพนักงานของคุณ
Cowan, Gunteski & Co. ซึ่งเป็น บริษัท CPA ตั้งข้อสังเกตว่าคุณสามารถหยิกฉ้อโกงที่อาจเกิดขึ้นในตาหากคุณตระหนักถึงการเปลี่ยนแปลงในพฤติกรรมและทัศนคติของพนักงาน เช็คอินกับพนักงานของคุณเป็นระยะและใช้เวลาในการพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น.
โดยเฉพาะอย่างยิ่งจับตาดูลักษณะพฤติกรรมเหล่านี้ส่วนใหญ่มักเกี่ยวข้องกับ fraudsters:
- ยกตัวอย่างเช่นพนักงานที่มีเงินเดือนต่ำขับยานพาหนะหรูหราหรือลาพักร้อนที่หรูหรา
- ประสบปัญหาทางการเงินหรือมีปัญหาในการทำตามพบ
- การรักษาความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิดผิดปกติกับผู้ขายเฉพาะ
- ไม่ต้องการให้พนักงานคนอื่นเข้ามารับหน้าที่บางอย่าง
- ไม่เคยโทรหาคนป่วยหรือลาพักร้อน
- การหย่าร้างหรือดิ้นรนกับปัญหาครอบครัว
แน่นอนคุณไม่ต้องการสมมติว่าพนักงานขโมยเพราะพวกเขาแสดงลักษณะเหล่านี้บางอย่าง อย่างไรก็ตามหากคุณสงสัยว่ามีการฉ้อโกงเกิดขึ้นคุณสามารถมุ่งเน้นการติดตามและป้องกันการฉ้อโกงไปยังแผนกและพื้นที่ที่พนักงานที่มีความเสี่ยงสูงทำงาน พยายามช่วยเหลือสมาชิกพนักงานที่เครียดหรือดิ้นรนทางการเงินในทางที่คุณทำได้ - คุณจะรักษาคนงานให้มากขึ้นและสร้างความภักดีของพนักงาน.
2. จัดการด้วยความซื่อสัตย์
พฤติกรรมของคุณในฐานะเจ้าของธุรกิจสามารถส่งผลกระทบต่อทัศนคติของพนักงานเกี่ยวกับการโจรกรรม หากคุณตัดมุมและไม่ลงมือทำอย่างมีจริยธรรมคนที่ทำงานเพื่อคุณก็มีแนวโน้มที่จะทำแบบเดียวกันมากกว่า ในทางกลับกันหากคุณใช้ความพยายามร่วมกันที่จะซื่อสัตย์และมีจริยธรรมในการดำเนินธุรกิจของคุณพนักงานจะเข้าใจว่าพวกเขามีพฤติกรรมแบบเดียวกันที่คาดหวัง.
สร้างแนวทางปฏิบัติที่แสดงประเภทของพฤติกรรมที่คุณคาดหวังของทุกคนในธุรกิจของคุณ และชัดเจนว่าประตูของคุณเปิดกว้างสำหรับพนักงานที่ต้องการแสดงความกังวลเกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจ สมาคมผู้ตรวจสอบการฉ้อโกงที่ผ่านการรับรองพบว่าผู้จัดการส่วนใหญ่ค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับการฉ้อโกงทางอาชีพหลังจากถูกทาบทามดังนั้นให้พิจารณาดำเนินการสายด่วนที่ไม่ระบุชื่อเพื่อรายงานการทุจริตที่น่าสงสัย.
3. แยกหน้าที่ออกจากกัน
หนึ่งในการควบคุมภายในที่ดีที่สุดเพื่อป้องกันการฉ้อโกงคือการแบ่งแยกหน้าที่ กล่าวอีกนัยหนึ่งบุคคลหนึ่งไม่ควรรับผิดชอบงานมากมายที่การฉ้อโกงสามารถกระทำและปกปิดโดยปราศจากความรู้ของเจ้าของ เพื่อลบโอกาสในการฉ้อโกงไม่ควรมีใครดูแลสินทรัพย์ (เช่นเงินสดและผลิตภัณฑ์ที่มีค่า) ความสามารถในการบันทึกหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับสินทรัพย์เหล่านั้นและอำนาจในการอนุมัติธุรกรรมเกี่ยวกับสินทรัพย์.
การแบ่งหน้าที่เป็นเรื่องยุ่งยากในธุรกิจขนาดเล็กเพราะคุณไม่มีคนมากพอที่จะแบ่งงาน ยังมีขั้นตอนที่คุณสามารถดำเนินการเพื่อแยกฟังก์ชั่นคีย์กับพนักงานเพียงสองหรือสามคน.
ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณและผู้จัดการสำนักงานเป็นพนักงานสองคนในธุรกิจของคุณ ในขณะที่ผู้จัดการสำนักงานของคุณอาจเข้าถึงเงินทุนที่ไม่ได้ทำการโอนยอดใบแจ้งยอดธนาคารและการสร้างใบแจ้งหนี้และเงินฝากธนาคารคุณควรเป็นผู้ที่ตรวจสอบใบแจ้งยอดธนาคารเปิดจดหมายตรวจสอบธุรกรรมและอนุมัติใบลดหนี้.
หากคุณมีพนักงานคนที่สาม - พูดผู้ช่วยสำนักงาน - ให้พนักงานคนนั้นกระทบยอดใบแจ้งยอดธนาคารเปิดอีเมลและเตรียมเงินฝากธนาคาร นี่เป็นความรับผิดชอบของคุณและทำให้ผู้จัดการสำนักงานซ่อนการชำระเงินที่ถูกขโมยไปได้ยากขึ้น.
คำสุดท้าย
การใช้การควบคุมภายในเป็นส่วนสำคัญในการปกป้องธุรกิจของคุณ อย่างไรก็ตามในทางปฏิบัติอาจทำได้ไม่สะดวกนัก.
พนักงานและผู้รับเหมาอาจไม่เข้าใจว่าทำไมหน้าที่ของตนจึงเปลี่ยนไป สื่อสารกับพนักงานของคุณว่ามีการควบคุมเพื่อปกป้องพวกเขาในฐานะคนงานและธุรกิจ จ้างพวกเขาในกระบวนการปรับปรุงความปลอดภัยทางธุรกิจและขอข้อมูลของพวกเขาเป็นประจำ ในขณะที่บุคคลที่ทำงานประจำวันพวกเขาอาจมีข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระบวนการบางอย่างที่สามารถช่วยคุณปรับปรุงการควบคุมได้ พวกเขายังสามารถแจ้งให้คุณทราบว่าตัวควบคุมใดทำงานได้ดีและตัวควบคุมใดไม่ได้.
คุณเคยเป็นเจ้าของหรือเคยทำงานในธุรกิจที่มีคนทำทุจริตหรือไม่? มันเกิดขึ้นได้อย่างไร?
