วิธีการเขียนและแจกจ่ายข่าวประชาสัมพันธ์ที่ได้รับผลลัพธ์

ที่กล่าวว่าข่าวประชาสัมพันธ์จำนวนมากไม่เคยถูกใช้โดยสื่อสิ่งพิมพ์เพราะไม่เหมาะกับสิ่งพิมพ์ที่ต้องการหรือไม่มีข่าวที่น่าสนใจ หากคุณกำลังพยายามที่จะกระจายคำเกี่ยวกับองค์กรหรือเหตุการณ์ของคุณมันเป็นสิ่งสำคัญที่จะเข้าใจวิธีการสร้างงานแถลงข่าวที่จะทำให้คุณสังเกตเห็นและให้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ.

ส่วนประกอบของข่าวประชาสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพ

เพื่อเพิ่มโอกาสของ บริษัท ของคุณในสื่อให้เขียนเกี่ยวกับหัวข้อที่ส่งผลกระทบโดยตรงและเชิงบวกต่อชุมชน ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท ของคุณกำลังขยายตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้มุ่งเน้นไปที่วิธีการขยายตัวจะสร้างงาน หรือหาก บริษัท ของคุณเข้าร่วมในกองทุนเพื่อการกุศลในท้องถิ่นให้ไฮไลต์สิ่งนี้ในข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณและเชิญชุมชนเพื่อสนับสนุนสาเหตุ.

นอกจากนี้สิ่งสำคัญคือต้องรวมสิ่งต่อไปนี้:

1. หัวข้อที่สะดุดตา
เพื่อดึงดูดความสนใจของนักข่าวเป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องเขียนพาดหัวที่โดดเด่น ท้ายที่สุดบทบาทของพาดหัวคือการสนับสนุนให้นักข่าวหรือมืออาชีพด้านสื่ออื่น ๆ อ่านข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณต่อไป ดังนั้นให้ใช้เสียงที่ใช้งานในพาดหัวแทนที่จะเป็นแบบพาสซีฟ ตัวอย่างเช่น“ การขยายตัวของ บริษัท เพิ่มการจ้างงานในท้องถิ่น 500%” มีประสิทธิภาพมากกว่า“ บริษัท จะขยายพื้นที่ด้านตะวันตกของโรงงาน 2,000 ฟุต”

2. โอกาสในการมีส่วนร่วม
เมื่อคุณได้รับความสนใจจากนักข่าวโดยให้หัวข้อที่ทั้งผู้ชมและบรรณาธิการจะพบว่าน่าสนใจมันเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้นักข่าวมีส่วนร่วม ในการทำเช่นนั้นเขียนผู้นำ (จุดเริ่มต้นของการแถลงข่าว) ในลักษณะที่ทำให้หัวใจหรือจิตใจของผู้อ่านของคุณ อย่าลืมตอบคำถามของ“ ใคร”“ อะไร”“ ที่ไหน” และ“ ทำไม” โดยเร็วที่สุด นอกจากนี้โปรดทราบว่าคุณไม่จำเป็นต้องให้รายละเอียดจำนวนมาก ณ จุดนี้ - มาในภายหลัง.

3. ใบเสนอราคา
เพื่อให้การแถลงข่าวของคุณมีเนื้อหามากขึ้นรวมถึงการสนับสนุนคำพูดจากบุคคลและกลุ่มที่กล่าวถึงภายในข่าวประชาสัมพันธ์ ตัวอย่างเช่นหากธุรกิจขนาดเล็กของคุณจัดการโฮสต์กิจกรรมที่หาเงินบริจาคเพื่อการกุศลโดยเฉพาะให้ระบุราคาจากผู้มีอำนาจตัดสินใจขององค์กรการกุศลและถ้าเป็นไปได้ให้ใส่ราคาจากบุคคลที่จะได้รับผลกระทบโดยตรงจากกองทุน การสัมภาษณ์สั้น ๆ ที่ดำเนินการผ่านอีเมลหรือโทรศัพท์น่าจะพอเพียงเพื่อรวบรวมคำพูดทั้งหมดที่คุณต้องการ.

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำพูดที่คุณใช้นั้นฉลาดและสนับสนุนเป้าหมายของการแถลงข่าว นอกจากนี้หากมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ในเครื่องหมายคำพูดโปรดมั่นใจว่าคุณแก้ไขข้อผิดพลาดเหล่านี้โดยไม่ต้องแก้ไขบริบท.

4. ข้อมูลการติดต่อ
โปรดรวมข้อมูลการติดต่อที่ถูกต้องในข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณเพื่อให้นักข่าวสามารถติดต่อคุณหรือองค์กรของคุณด้วยคำถาม รวมถึงข้อมูลการติดต่อที่มุ่งเน้นลูกค้าเพื่อให้พวกเขาสามารถซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ ในตอนท้ายของการแถลงข่าวให้เปิดเผยเกี่ยวกับตัวคุณหรือ บริษัท ของคุณเกี่ยวกับภูมิหลังภารกิจและบริการของคุณ.

5. ข้อเท็จจริงสถิติและการรับรอง
เพื่อให้สารแถลงข่าวของคุณรวมถึงการสนับสนุนสถิติจากแหล่งที่เชื่อถือได้ในข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ ตัวอย่างเช่นรวมคำพูดจาก CEO ของ บริษัท ของคุณนักวิเคราะห์ธุรกิจผู้เชี่ยวชาญหรือแม้แต่ผู้บริโภคที่พึงพอใจ.

6. การใช้คำอย่างประหยัด
นักข่าวมีเวลา จำกัด ดังนั้นโปรดแถลงข่าวสั้น ๆ และตรงประเด็น ยิ่งไปกว่านั้นหากคุณสามารถใช้ห้าคำแทนที่จะเป็นแปดคำเพื่อพูดอะไรสักอย่างจงทำและ จำกัด ขนาดของการแถลงข่าวไว้ที่ประมาณหนึ่งหน้า นักข่าวสามารถโทรหาคุณได้ตลอดเวลาหากต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม อย่างไรก็ตามหากคุณต้องการคุณสามารถแนบเอกสารข้อเท็จจริงเกี่ยวกับ บริษัท ของคุณเพื่อการอ้างอิง.

7. ความแม่นยำและไวยากรณ์ที่เหมาะสม
ก่อนที่คุณจะส่งข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณไปยังสื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดนั้นถูกต้องและไม่ล้าสมัยและเอกสารนั้นปราศจากข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และการสะกดผิด สิ่งสำคัญคือคุณต้องมีความเป็นมืออาชีพและไว้วางใจได้คุณจะได้รับช็อตเดียวเพื่อสร้างความประทับใจครั้งแรก.

8. รูปถ่ายระดับมืออาชีพ
ไม่ใช่ทุกสื่อที่มีความสามารถในการถ่ายภาพของคุณหรือองค์กรของคุณ ดังนั้นจึงเป็นความคิดที่ยอดเยี่ยมที่จะมีภาพถ่ายคุณภาพระดับมืออาชีพให้พร้อมสำหรับการติดต่อกับสื่อของคุณ รูปภาพเหล่านี้ควรอยู่ในรูปแบบ jpeg และมีขนาดอย่างน้อย 5,000 × 500 พิกเซลและ 72 จุดต่อนิ้ว (DPI) สำหรับสื่อออนไลน์ - และสูงกว่าสำหรับการพิมพ์ซึ่งมักจะต้องใช้รูปภาพที่มีขนาด 300 DPI.

ตัวเลือกสำหรับการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์

มีหลายทางเลือกในการเลือกผู้ที่จะสร้างงานแถลงข่าวของคุณ ซื่อสัตย์ในการประเมินความสามารถของตัวคุณเองและพนักงานของคุณรวมถึงงบประมาณของธุรกิจเมื่อพิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

1. เขียนด้วยตัวเอง
หากคุณมั่นใจในความสามารถด้านการประชาสัมพันธ์และการตลาดของคุณให้เขียนข่าวประชาสัมพันธ์ด้วยตัวคุณเอง ท้ายที่สุดไม่มีใครรู้ว่าธุรกิจของคุณดีไปกว่าที่คุณทำ?

2. จ้างนักเขียนมืออาชีพ
หากคุณไม่มีทักษะหรือมีเวลาในการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ทางเลือกที่ดีคือการจ้างคนมาเขียนให้คุณ อย่าลืมทำงานร่วมกับนักเขียนที่มีประสบการณ์ด้านการเขียนเชิงธุรกิจและการตลาดมากมาย เพื่อกำหนดระดับประสบการณ์ของเขาหรือเธอขอข้อมูลเกี่ยวกับภูมิหลังของมืออาชีพและขอตัวอย่างโดยตรง ทำขั้นตอนต่อไปและยืนยันข้อมูลระดับมืออาชีพของผู้สมัครโดยการตรวจสอบโปรไฟล์ LinkedIn หรือทำการค้นหาโดย Google.

หากต้องการค้นหานักเขียนให้ขอเพื่อนร่วมงานเพื่ออ้างอิงโพสต์โฆษณาใน Craigslist หรือบนเว็บไซต์โซเชียลมีเดียหรือใช้เครื่องมือค้นหา อัตราสำหรับนักเขียนอิสระมืออาชีพอาจแตกต่างกันจาก $ 50 ถึง $ 500 ตามระดับประสบการณ์ของเขาหรือเธอ.

3. ทำงานกับตัวแทนประชาสัมพันธ์
นอกเหนือจากการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ตัวแทนประชาสัมพันธ์สามารถทำงานร่วมกับคุณเพื่อสร้างแผนประชาสัมพันธ์ขนาดใหญ่ได้ ที่กล่าวว่าหากคุณทำงานในงบประมาณที่ จำกัด หน่วยงานประชาสัมพันธ์หลายแห่งจะอยู่นอกช่วงราคาของคุณ โดยทั่วไปหน่วยงานประชาสัมพันธ์ทำงานกับผู้รับจ้างรายเดือนโดยทำสัญญาภายใต้สัญญาจำนวนข่าวประชาสัมพันธ์และงานประชาสัมพันธ์อื่น ๆ ให้กับคุณ.

ตัวแทนประชาสัมพันธ์ขนาดเล็กอาจคิดค่าบริการน้อยกว่า $ 1,000 ต่อเดือนสำหรับจำนวนบริการที่กำหนดรวมถึงข่าวประชาสัมพันธ์ในขณะที่ บริษัท ประชาสัมพันธ์บูติกขนาดใหญ่อาจคิดค่าใช้จ่ายมากถึง $ 10,000 ต่อเดือน อย่างไรก็ตามโปรดจำไว้ว่ามีหน่วยงานประชาสัมพันธ์ที่ทำงานเป็นรายโครงการ.

วิธีการประชาสัมพันธ์ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ

โปรโมชั่นเป็นกุญแจสำคัญในการประชาสัมพันธ์ของคุณต่อหน้าต่อตาขวาและบนโต๊ะทำงานเพียงพอที่จะสร้างผลกระทบ.

1. รวบรวมรายชื่อผู้ติดต่อสื่อ
หากคุณเป็นประเภทที่ต้องทำด้วยตัวเองหรือหากคุณกำหนดเป้าหมายสื่อท้องถิ่นคุณสามารถสร้างรายชื่อผู้ติดต่อสื่อของคุณเองได้อย่างง่ายดาย เพียงบันทึกชื่อตำแหน่งและอีเมลของผู้ติดต่อในการแถลงข่าวแต่ละครั้งและอย่าลืมอัปเดตรายการนี้เป็นประจำเนื่องจากผู้แก้ไขมักเปลี่ยนตำแหน่งงานภายใน บริษัท.

ในการส่งข่าวประชาสัมพันธ์เพียงส่งอีเมลข่าวประชาสัมพันธ์ถึงบรรณาธิการที่เหมาะสม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวมข่าวประชาสัมพันธ์และรูปภาพประกอบไว้ในเนื้อหาของอีเมลไม่ใช่สิ่งที่แนบมา เพื่อเพิ่มโอกาสในการเปิดอีเมลของคุณให้ใส่หัวข้อข่าวประชาสัมพันธ์ในบรรทัดหัวเรื่องอีเมล.

2. สั่งซื้อสารบบ
วิธีที่ยอดเยี่ยมในการเข้าถึงรายชื่อติดต่อเป้าหมายจำนวนมากคือการซื้อรายชื่อไดเรกทอรี ด้วยไดเรกทอรีคุณสามารถเลือกข้อมูลการติดต่อสื่อทั่วไปหรือเฉพาะเพิ่มเติม แน่นอนการกำหนดราคาสำหรับไดเรกทอรีเหล่านี้อาจแตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญ บางไดเรกทอรียอดนิยมรวมถึง Media Directory ของ Burelle ($ 60 ถึง $ 1,000) และ Information ของ Bacon, Inc. ($ 425 ถึง $ 1,350).

3. ใช้บริการกระจายข่าวประชาสัมพันธ์
บริษัท ต่างๆเช่น PR Newswire และ PRWeb สามารถกระจายข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณด้วยค่าธรรมเนียมที่กำหนดซึ่งมักจะมีตั้งแต่ $ 100 ถึง $ 500 บริการจัดจำหน่ายเหล่านี้สร้างฐานข้อมูลสื่อส่วนบุคคลและกระจายข่าวประชาสัมพันธ์ไปยังผู้ติดต่อที่เหมาะสม.

คำสุดท้าย

เมื่อคุณได้รับความสนใจจากสื่อเป็นสิ่งสำคัญที่ธุรกิจของคุณต้องเตรียมพร้อมสำหรับความสนใจและการไหลเข้าของธุรกิจที่อาจเกิดขึ้นจากความสนใจของสื่อ ทำให้ตัวเองว่างกลับสายอย่างรวดเร็วและมั่นใจว่าคุณมีบุคลากรแบนด์วิธและผลิตภัณฑ์ที่เพียงพอ ถ้าไม่นักข่าวและผู้อุปถัมภ์สามารถหงุดหงิดและแบ่งปันข้อมูลเชิงลบเกี่ยวกับประสบการณ์ของพวกเขาได้อย่างง่ายดาย.

นอกจากนี้หลังจากนักข่าวคนหนึ่งเล่าเรื่องราวเกี่ยวกับตัวคุณและธุรกิจของคุณมันเป็นเรื่องสำคัญที่คุณต้องติดต่อกัน การเผยแพร่ไม่ใช่สิ่งที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียวและเพื่อให้ประสบความสำเร็จคุณควรที่จะส่งข่าวประชาสัมพันธ์ที่น่าสนใจและมีความเกี่ยวข้องและเคล็ดลับของคนวงในต่อไปยังรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ.

เคล็ดลับอื่น ๆ ที่คุณสามารถแนะนำในการประดิษฐ์และแจกจ่ายข่าวประชาสัมพันธ์ที่ประสบความสำเร็จ?