ระยะเวลาในการเก็บเอกสารสำคัญ (และสิ่งที่คุณสามารถทำลายได้)

สักวันหนึ่งที่อาจเกิดขึ้น แต่วันนี้ไม่ใช่วันนั้น.

พวกเราส่วนใหญ่ยังคงเห็นเอกสารที่เป็นกระดาษเข้ามาในบ้านของเราทุก ๆ สองสามวันถ้าไม่ใช่ทุกวัน: ใบเสร็จรับเงินของร้านจดหมายขยะตั๋วเงินใบแจ้งยอดธนาคารเอกสารภาษีจ่ายต้นขั้ว มันเป็นการล่อลวงให้กวาดมันทั้งหมดลงในถังขยะ แต่เราสงสัยว่า: เราจะต้องใช้เอกสารเหล่านี้อีกครั้งหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นเราควรเก็บพวกมันไว้นานแค่ไหนและเราจะเก็บมันไว้ได้อย่างไรเพื่อที่เราจะสามารถหาพวกมันได้ง่ายเมื่อเราต้องการ?

คำตอบสำหรับคำถามเหล่านั้นขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสารที่เฉพาะเจาะจง นี่คือการลดลงของเอกสารที่น่ารำคาญที่คุณต้องเก็บไว้นานแค่ไหนที่คุณต้องเก็บเอกสารและวิธีที่ดีที่สุดในการทำให้เอกสารปลอดภัยและจัดระเบียบ.

ระยะเวลาในการเก็บบันทึกสำคัญ

หากคุณต้องเก็บกระดาษทุกชิ้นที่อยู่ในความครอบครองของคุณตลอดไปจากใบเสร็จรับเงินไปจนถึงตั๋วจอดรถในไม่ช้ามันก็จะมีพื้นที่มากในบ้านของคุณซึ่งคุณและข้าวของทั้งหมดของคุณจะถูกบีบลงบนถนน โชคดีที่ไม่จำเป็น มีเอกสารบางอย่างที่คุณควรเก็บไว้โดยไม่มีกำหนด แต่มีบางอย่างที่คุณสามารถทิ้งได้อย่างปลอดภัยในเวลาเพียงหนึ่งเดือน นี่คือคำแนะนำเกี่ยวกับเวลาในการเก็บข้อมูลสำหรับเอกสารประเภทต่างๆ.

เอกสารภาษี

เมื่อคุณยื่นแบบแสดงรายการภาษีของคุณเสร็จแล้วคุณไม่สามารถทิ้งเอกสารทั้งหมดที่คุณใช้ในการทำให้เสร็จสมบูรณ์ สรรพากรบริการ (IRS) สามารถตรวจสอบการคืนภาษีของคุณได้นานถึงสามปีหลังจากที่คุณยื่น - หรือไม่เกินหกปีหากสงสัยว่ามีข้อผิดพลาดอย่างมีนัยสำคัญ - และถ้าเป็นเช่นนั้นคุณจะต้องใช้เอกสารเหล่านั้น กรมสรรพากรแนะนำให้เก็บทั้งคืนภาษีของคุณและวัสดุทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับมัน "จนกว่าระยะเวลาของข้อ จำกัด สำหรับการคืนภาษีที่จะหมด" และมันจะให้รายละเอียดของสถานการณ์ในช่วงเวลานั้นอาจเป็นที่ใดก็ได้จากสามปีไปตลอดกาล.

อย่างไรก็ตามตามที่ Greg McBride หัวหน้านักวิเคราะห์ทางการเงินของ Bankrate ไม่จำเป็นต้องกังวลกับรายละเอียดทั้งหมดเหล่านั้น แมคไบรด์จะบอกรายงานผู้บริโภคว่าคุณควรเก็บระเบียนที่เกี่ยวข้องกับภาษีทั้งหมดเป็นเวลาอย่างน้อยเจ็ดปี ซึ่งรวมถึงการคืนภาษีของคุณเอง, แบบฟอร์มการสนับสนุนเช่น W-2 และ 1099 ของคุณ, และเอกสารใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับรายการที่คุณอ้างว่าเป็นการหักเงินเช่น:

• ผลงานการกุศล
• ค่าเล่าเรียนและค่าธรรมเนียมของวิทยาลัย
• ค่าใช้จ่ายในการดูแลสุขภาพ
• ดอกเบี้ยสินเชื่อที่อยู่อาศัย
• ผลงานตามแผนเกษียณอายุ
• การจ่ายค่าเลี้ยงดู

ยึดบันทึกธนาคารใบเสร็จและเช็คที่ถูกยกเลิกซึ่งแสดงว่าคุณมีค่าใช้จ่ายเหล่านี้เพื่อให้คุณสามารถพิสูจน์ได้ในกรณีที่มีการตรวจสอบ.

ผู้เชี่ยวชาญบางคนโต้แย้งว่ามันคุ้มค่าที่จะเก็บภาษีของคุณคืนเองตลอดไป มืออาชีพด้านภาษี Michael Tonkovic พูดกับ CreditCards.com ชี้ให้เห็นว่ากรมสรรพากรสามารถตรวจสอบนายจ้างหรือนักบัญชีที่สงสัยว่ามีการฉ้อโกงแม้ว่าจะปิดหน้าต่างเจ็ดปีและอาจขอให้คุณกลับมาเป็นส่วนหนึ่งของการสอบสวนนั้น คุณสามารถใช้แบบฟอร์มส่งคืนและแบบฟอร์ม W-2 เก่าของคุณเพื่อพิสูจน์รายได้ของคุณในปีนั้น ๆ หากมีข้อผิดพลาดในใบแจ้งยอดรายได้ประกันสังคมของคุณ.

บันทึกบัตรเครดิต

เมื่อคุณทำการซื้อด้วยบัตรเครดิตของคุณอย่าเพิ่งโยนใบเสร็จรับเงินในถังขยะเมื่อคุณกลับถึงบ้าน เก็บไว้จนกว่าคุณจะได้รับใบเรียกเก็บเงินจากบัตรเครดิตของเดือนนั้นจากนั้นตรวจสอบกับใบแจ้งยอดเพื่อให้แน่ใจว่ามีทุกอย่างที่คุณซื้อ - และไม่มีอะไรที่คุณไม่ได้ทำ ด้วยวิธีนี้คุณจะสามารถโต้แย้งการเรียกเก็บเงินที่ไม่ชอบด้วยกฎหมายหรือร้องขอการปฏิเสธการชำระเงินสำหรับรายการใด ๆ ที่คุณสั่งซื้อซึ่งคุณไม่เคยได้รับ.

เมื่อคุณตรวจสอบใบแจ้งยอดรายเดือนของคุณแล้วคุณสามารถกำจัดใบเสร็จรับเงินในกรณีส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตามหากรายการเหล่านี้มีไว้สำหรับรายการที่คุณวางแผนจะเคลมภาษีของคุณคุณควรยื่นรายการเหล่านั้นในโฟลเดอร์ข้อมูลภาษีแทน.

นอกจากนี้ยังควรค่าแก่การรับสินค้าขนาดใหญ่เช่นเครื่องใช้ไฟฟ้าเครื่องใช้ไฟฟ้าหรือการปรับปรุงบ้าน คุณสามารถใช้พวกเขาเป็นหลักฐานการซื้อหากคุณต้องการยื่นการเรียกร้องการรับประกันหรือเพื่อพิสูจน์ค่าใช้จ่ายของรายการหากคุณต้องการยื่นการเรียกร้องการสูญเสียหรือความเสียหายในการประกันบ้านของคุณ หากคุณวางแผนที่จะเก็บใบเสร็จไว้ด้วยเหตุผลเหล่านี้ให้ทำสำเนาไว้บนกระดาษธรรมดาและไฟล์ที่เนื่องจากใบเสร็จรับเงินกระดาษความร้อนมีแนวโน้มที่จะจางหายไปเมื่อเวลาผ่านไป.

สำหรับใบแจ้งยอดบัตรเครดิตคุณสามารถโยนมันได้หลังจากชำระเงินแล้ว หากคุณต้องการสำเนาของมันในภายหลัง - ตัวอย่างเช่นเพื่อตรวจสอบการซื้อ - คุณสามารถขอรับได้จาก บริษัท บัตรเครดิต อย่างไรก็ตามหากใบแจ้งยอดรวมถึงการซื้อคุณจะถูกหักภาษีของคุณให้เก็บภาษีไว้ในเอกสารภาษีของคุณ.

ตั๋วเงินอื่น ๆ

หลังจากจ่ายค่าสาธารณูปโภคสายเคเบิลและค่าโทรศัพท์มือถือสำหรับเดือนให้รอจนกว่าพวกเขาจะสามารถตรวจสอบว่าการชำระเงินได้ผ่านไปแล้ว นั่นอาจหมายถึงการรอจนกว่าคุณจะได้รับใบแจ้งยอดเดือนถัดไปหรือเพียงตรวจสอบบัญชีของคุณทางออนไลน์หลังจากผ่านไปสองสามวัน.

เมื่อการชำระเงินของคุณได้รับการยืนยันแล้วคุณสามารถกำจัดตั๋วเงินในกรณีส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตามหากคุณเป็นผู้ประกอบอาชีพอิสระให้เก็บใบแจ้งหนี้เหล่านั้นไว้จนกว่าคุณจะยื่นภาษีในปีหน้า มีโอกาสที่คุณสามารถหักค่าใช้จ่ายทั้งหมดหรือบางส่วนเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ.

ชำระต้นขั้ว

หากสถานที่ทำงานของคุณไม่ได้ฝากเงิน paycheck โดยตรงไปยังบัญชีธนาคารของคุณเช็คแต่ละใบจะมาพร้อมกับส่วนย่อยของ paycheck ที่แสดงข้อมูลเช่นการจ่ายเงินขั้นต้นภาษีและการหักภาษีล่วงหน้าอื่น ๆ ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่าคุณควรเก็บฟอร์มเหล่านี้ไว้จนกว่าจะถึงเวลายื่นภาษีของปีถัดไปเพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบกับแบบฟอร์ม W-2 ประจำปีที่คุณได้รับจากนายจ้างของคุณ หากจำนวนเงินใน W-2 และต้นขั้วจ่ายของคุณไม่เพิ่มขึ้นคุณสามารถขอแบบฟอร์มภาษีที่แก้ไขเพิ่มเติมโดยใช้สตับเป็นหลักฐาน.

คุณยังสามารถใช้ต้นขั้วจ่ายของคุณเพื่อให้แน่ใจว่ารายได้ที่ระบุไว้ในบันทึกรายได้ประกันสังคมของคุณสำหรับปีนั้นถูกต้อง Social Security Administration (SSA) จะไม่ส่งข้อความเหล่านี้ทางไปรษณีย์อีกต่อไปดังนั้นคุณจะต้องลงทะเบียนบัญชีกับพวกเขาเพื่อดูคำสั่งของคุณ.

คุณควรตรวจสอบคำสั่งของคุณทุกปีเพื่อหาข้อผิดพลาด หาก SSA เข้าใจรายได้ของคุณเป็นเวลาหนึ่งปีหรือมากกว่านั้นจะมีผลต่อจำนวนผลประโยชน์ที่คุณมีสิทธิ์เมื่อคุณเกษียณ หากคุณพบข้อผิดพลาดติดต่อ SSA เพื่อแก้ไขให้ถูกต้องโดยเร็วที่สุด.

บันทึกการประกันภัย

หากคุณเป็นคนอเมริกันส่วนใหญ่คุณมีกรมธรรม์ประกันภัยที่แตกต่างกันอย่างน้อยสองข้อ ตัวอย่างเช่นคุณอาจมีประกันสุขภาพรถยนต์ชีวิตและเจ้าของบ้านหรือประกันผู้เช่า นโยบายที่แตกต่างกันเหล่านี้มาพร้อมกับเอกสารจาก บริษัท ประกันภัยซึ่งแสดงให้เห็นว่านโยบายของคุณครอบคลุมถึงอะไร.

ตราบใดที่คุณมีนโยบายคุณควรยึดถือเอกสารที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน จะช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบความคุ้มครองของคุณก่อนที่จะยื่นข้อเรียกร้องหรือพิสูจน์ว่าคุณมีความคุ้มครองในกรณีที่มีข้อพิพาทกับ บริษัท ประกันภัย เมื่อคุณต่ออายุหรือเปลี่ยนแปลงนโยบายของคุณคุณจะได้รับเอกสารชุดใหม่ซึ่งคุณสามารถยกเลิกเอกสารก่อนหน้าได้.

บันทึกธนาคาร

ทุกครั้งที่คุณใช้ตู้ ATM หรือฝากหรือถอนเงินที่หน้าต่างรับเงินของธนาคารคุณจะได้รับใบเสร็จ เก็บข้อมูลเหล่านี้ไว้จนกว่าคุณจะได้รับใบแจ้งยอดรายเดือนจากธนาคารเพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าธุรกรรมทั้งหมดของคุณได้รับการบันทึกอย่างถูกต้อง หลังจากนั้นคุณสามารถโยนพวกเขา.

หากธนาคารของคุณออนไลน์ไม่จำเป็นต้องถือใบแจ้งยอดธนาคารรายเดือนของคุณหลังจากตรวจสอบแล้ว คุณสามารถไปที่เว็บไซต์หรือแอพของธนาคารเพื่อเข้าถึงสำเนาใบแจ้งยอดของคุณในแต่ละเดือน หากคุณไม่ได้ธนาคารออนไลน์ก็เป็นความคิดที่ดีที่จะเก็บใบแจ้งยอดรายเดือนของคุณไว้หนึ่งปีหรือไม่เกินเจ็ดปีหากคุณต้องการใช้เพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษี หากคุณได้รับใบแจ้งยอดประจำปีที่มีข้อมูลภาษีคุณสามารถเก็บใบแจ้งยอดนั้นไว้และละทิ้งใบแจ้งยอดรายเดือน.

หากคุณยังคงใช้เช็คกระดาษให้ถือเช็คที่ถูกยกเลิกหรือทำซ้ำเอกสารที่มาพร้อมกับใบแจ้งยอดของคุณเป็นเวลาหนึ่งปี ด้วยวิธีนี้คุณสามารถสร้างเช็คเมื่อคุณต้องการเป็นหลักฐานการชำระเงิน ในแต่ละเดือนผ่านการตรวจสอบทั้งหมดของคุณที่ผ่านขีด จำกัด หนึ่งปีและยื่นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับภาษีของคุณค่าใช้จ่ายทางธุรกิจการปรับปรุงบ้านหรือการชำระเงินจำนอง คนอื่น ๆ ทั้งหมดสามารถฉีกเป็นชิ้น ๆ ได้.

บันทึกการลงทุน

หากคุณลงทุนในหุ้นพันธบัตรหรือกองทุนรวมผ่าน บริษัท นายหน้ามันจะส่งคำสั่งรายไตรมาสทุก ๆ สามเดือนเพื่อแสดงว่าการลงทุนของคุณกำลังทำอะไร เก็บข้อความเหล่านี้ไว้จนถึงสิ้นปีที่ บริษัท ส่งรายงานประจำปี ตรวจสอบคำสั่งรายไตรมาสเพื่อให้แน่ใจว่าตรงกับข้อมูลสรุปประจำปีจากนั้นทิ้ง ยึดถือการสรุปประจำปีตราบใดที่คุณเป็นเจ้าของหลักทรัพย์รวมทั้งอีกเจ็ดปีในกรณีที่คุณต้องการเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษี.

หากคุณซื้อและขายหุ้นพันธบัตรหรือกองทุนออนไลน์แต่ละรายการคุณจะได้รับการยืนยันการซื้อ เก็บการยืนยันนั้นไว้จนกว่าคุณจะขายหลักทรัพย์เพื่อให้คุณสามารถอ้างอิงได้เมื่อคุณรายงานกำไรจากการขายในภาษีของคุณ หลังจากนั้นคุณควรเก็บไว้ในเอกสารภาษีอื่น ๆ ของคุณในกรณีที่คุณต้องการใช้สำหรับการตรวจสอบ.

เอกสารเกษียณอายุ

แผนเกษียณอายุเช่น 401 (k) และแผน 403 (b) ก็ส่งงบรายไตรมาสเช่นกัน ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่าคุณควรปฏิบัติต่อสิ่งเหล่านี้เช่นเดียวกับแถลงการณ์รายไตรมาสสำหรับการลงทุนอื่น ๆ : ให้พวกเขาตรวจสอบกับรายงานประจำปีของคุณแล้วละทิ้งพวกเขา.

ผู้เชี่ยวชาญยอมรับว่าคุณควรเก็บงบประจำปีอย่างน้อยจนกว่าคุณจะเกษียณและบางคนแนะนำให้เก็บไว้ตราบใดที่คุณยังคงดึงเงินจากแผน เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับแผน Roth IRA และ Roth 401 (k) เพื่อให้คุณสามารถพิสูจน์ได้ว่าคุณได้จ่ายภาษีสำหรับเงินบริจาคของคุณแล้ว หากสถานที่ทำงานของคุณเป็นหนึ่งในไม่กี่แห่งที่ยังคงเสนอแผนเงินบำนาญผลประโยชน์ที่กำหนดผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้เก็บเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับแผนนั้นอย่างถาวรแม้หลังจากที่คุณเกษียณ.

เอกสารสินเชื่อ

หากคุณมีหนี้เช่นการจำนองสินเชื่อรถยนต์หรือสินเชื่อนักศึกษาให้ยึดเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับสินเชื่อเหล่านั้นจนกว่าจะชำระเสร็จ ซึ่งรวมถึงข้อตกลงสินเชื่อและบันทึกการชำระเงินทั้งหมดของคุณ การเก็บบันทึกเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถพิสูจน์สิ่งที่คุณเป็นหนี้และจำนวนเงินที่คุณได้ชำระไปแล้วอย่างแน่นอน.

เมื่อมีการชำระเงินกู้คุณควรได้รับเอกสารอีกฉบับหนึ่งแสดงว่ามีการชำระเงินกู้เต็มจำนวน คุณควรเก็บเอกสารนี้ไว้เป็นเวลาอย่างน้อยเจ็ดปีสำหรับบันทึกภาษีของคุณ อย่างไรก็ตามหากคุณมีที่ว่างมันเป็นความคิดที่ดีที่จะเก็บมันไว้ตลอดไปเพื่อให้คุณสามารถพิสูจน์ได้ว่ามีการชำระคืนเงินกู้ สำหรับสินเชื่อจำนองคุณควรเก็บบันทึกนี้ไว้ตลอดไป.

บันทึกทรัพย์สิน

หากคุณเป็นเจ้าของบ้านคุณต้องเก็บบันทึกทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการซื้อบ้านของคุณและการปรับปรุงบ้านที่สำคัญ ๆ ที่คุณได้ทำไว้ ซึ่งรวมถึงบันทึกค่าใช้จ่ายใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการซื้อบ้านเช่นค่าธรรมเนียมทางกฎหมายและค่านายหน้าอสังหาริมทรัพย์ คุณจะต้องใช้เอกสารเหล่านี้เพื่อสร้างพื้นฐานค่าใช้จ่ายของคุณ - นั่นคือจำนวนเงินทั้งหมดที่คุณใส่เข้าไปในบ้าน - เมื่อคุณขายมัน ข้อมูลดังกล่าวจะมีผลต่อจำนวนเงินที่คุณชำระเป็นภาษีกำไรจากการขาย.

ในทำนองเดียวกันหากคุณเป็นเจ้าของบ้านพักตากอากาศหรือลงทุนในอสังหาริมทรัพย์ให้เช่าคุณควรเก็บเอกสารเดียวกันนี้สำหรับอสังหาริมทรัพย์ทั้งหมดที่คุณเป็นเจ้าของนอกเหนือจากบ้านหลักของคุณ เพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีให้เก็บเอกสารเหล่านี้ไว้จนถึงเจ็ดปีหลังจากที่คุณขายทรัพย์สิน.

อีกเอกสารที่มีประโยชน์ที่จะเก็บเป็นค่าภาษีทรัพย์สินรายไตรมาสของคุณ เก็บใบเรียกเก็บเงินรวมถึงใบเสร็จรับเงินหรือเช็คที่ถูกยกเลิกเพื่อพิสูจน์ว่าคุณได้ชำระเงินจนกว่าคุณจะยื่นภาษีของปีถัดไป หากคุณมีส่วนเกี่ยวข้องกับข้อพิพาทใด ๆ เกี่ยวกับการชำระภาษีทรัพย์สินของคุณให้เรียกเก็บเงินจนกว่าข้อพิพาทจะได้รับการชำระ.

เอกสารอื่นที่คุณต้องเก็บ - และตรวจสอบให้แน่ใจว่าอยู่ในที่ปลอดภัย - เป็นชื่อที่บ้านของคุณ เอกสารนี้เป็นหลักฐานทางกฎหมายของคุณว่าคุณเป็นเจ้าของทรัพย์สิน เก็บชื่อไว้ที่บ้านของคุณจนกว่าคุณจะขายมัน ทำเช่นเดียวกันสำหรับชื่อเรื่องรถของคุณหากคุณมี.

หากคุณเป็นผู้เช่าคุณจะไม่มีบันทึกการซื้อใด ๆ ที่จะต้องกังวล แต่คุณมักจะมีข้อตกลงการเช่าที่คุณลงชื่อเมื่อคุณย้ายเข้ามาเก็บเอกสารนี้ไว้ตราบเท่าที่คุณอาศัยอยู่ในบ้านเพื่อให้คุณสามารถ อ้างถึงหากคุณมีข้อพิพาทใด ๆ กับเจ้าของบ้านของคุณ เมื่อคุณย้ายออกแล้วให้ยึดถือสัญญาเช่าจนกว่าเจ้าของบ้านจะส่งคืนเงินประกันความปลอดภัยของคุณ หลังจากนั้นคุณสามารถฉีกมันได้.

บันทึกส่วนตัว

เอกสารสำคัญที่สุดที่คุณเป็นเจ้าของคือเอกสารที่บันทึกเหตุการณ์สำคัญในชีวิตของคุณ ขึ้นอยู่กับว่าเรื่องราวชีวิตของคุณผ่านไปแล้วสิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• สูติบัตร (ของคุณและลูก ๆ ของคุณ)
• เอกสารการยอมรับ
• บัตรประกันสังคม
• ทะเบียนสมรส
• คำสั่งหย่า
• ใบรับรองการแปลงสัญชาติ
• เอกสารปลดประจำการทหาร
• พินัยกรรมเชื่อใจหนังสือมอบอำนาจและเอกสารการวางแผนอสังหาริมทรัพย์อื่น ๆ
• ใบมรณะบัตร (สำหรับคู่สมรสและญาติสนิทอื่น ๆ )

คุณจะต้องใช้เอกสารเหล่านี้ในช่วงเวลาต่างๆตลอดชีวิตของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้สูติบัตรหรือบัตรประกันสังคมเป็น ID เมื่อใช้สำหรับใบขับขี่หรือหนังสือเดินทาง คุณจะต้องออกกฏหมายการหย่าถ้าคุณต้องการแต่งงานใหม่อีกครั้งและทายาทของคุณจะต้องเข้าถึงพินัยกรรมของคุณหลังจากที่คุณเสียชีวิต เก็บเอกสารเหล่านี้ไว้ตลอดไปและเก็บไว้ในที่ปลอดภัยเช่นตู้เซฟ.

รายงานผู้บริโภคกล่าวว่าถ้าคุณมีกล่องนิรภัยก็ควรเก็บรายการเนื้อหาไว้ คุณสามารถอ้างอิงได้หากคุณสงสัยว่ามีสิ่งใดขาดหายไป เก็บรายการนี้ตราบเท่าที่คุณมีกล่อง.

วิธีเก็บบันทึกของคุณ

เมื่อคุณจัดเรียงระเบียนทั้งหมดของคุณและคิดว่าจะเก็บอะไรคุณต้องตัดสินใจว่าจะเก็บไว้ที่ไหน มีสองวิธีหลักในการจัดเก็บเอกสารของคุณ: บนกระดาษหรือในรูปแบบดิจิตอล ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีใดคุณจะต้องมีระบบในการจัดเก็บบันทึกของคุณเพื่อให้คุณสามารถค้นหาได้ง่ายเมื่อคุณต้องการ และในขณะที่คุณกำลังเตรียมไฟล์ตามลำดับคุณสามารถใช้ความระมัดระวังเพื่อปกป้องเอกสารสำคัญของคุณจากความเสียหายและการโจรกรรม.

การจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ

เอกสารที่เป็นกระดาษจัดอยู่ในประเภทที่แตกต่างกันหลายประเภท ใบเสร็จรับเงินบัตรเครดิตใบเสร็จเอทีเอ็มและบิลเงินฝากธนาคารทั้งหมดจะต้องถูกเก็บไว้น้อยกว่าหนึ่งเดือน คุณสามารถซ่อนสิ่งเหล่านี้ในซองจดหมายหรือตรึงไว้บนแท่นวางใบเสร็จ ในตอนท้ายของเดือนคุณสามารถตรวจสอบพวกเขาทั้งหมดกับบัตรเครดิตหรือใบแจ้งยอดธนาคารของคุณแล้วกำจัดพวกเขา.

ถัดไปเอกสารบางอย่าง - เช่นรายงานการลงทุนรายไตรมาสและแบบฟอร์มประกัน - ต้องเก็บไว้เป็นเวลาหนึ่งปีหรือน้อยกว่า วิธีที่สะดวกในการจัดเก็บสิ่งเหล่านี้คือในตู้เก็บเอกสารหรือกล่องใส่แฟ้มแบบแขวนที่มีโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับแต่ละประเภท: บ้านรถยนต์การเงินและอื่น ๆ หากคุณมีพื้นที่ จำกัด และมีเอกสารเพียงไม่กี่ที่เท่านั้นที่จะจัดเก็บหีบเพลงจัดไฟล์ที่มีกระเป๋าในตัวหลายตัวเป็นทางเลือกที่กะทัดรัด.

ในที่สุดก็มีเอกสารที่คุณต้องจัดเก็บในระยะยาวเช่นการคืนภาษีและบันทึกทรัพย์สิน ด้วยสิ่งเหล่านี้คุณต้องตัดสินใจเลือกสิ่งที่สำคัญกว่าสำหรับคุณ: ปกป้องไฟล์ของคุณหรือทำให้สามารถเข้าถึงได้.

การจัดเก็บเอกสารระยะยาวของคุณในตู้เก็บเอกสารพร้อมกับเอกสารระยะสั้นของคุณจะทำให้ง่ายต่อการค้นหาเมื่อคุณต้องการ และถ้าคุณเลือกตู้เก็บเอกสารที่มีการล็อคมันจะเก็บข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อนของคุณให้ห่างจากสายตาที่แอบสอดส่อง อย่างไรก็ตามจะไม่ป้องกันเอกสารเหล่านี้จากความเสียหายในกรณีที่เกิดไฟไหม้หรือน้ำท่วม ในทางกลับกันการจัดเก็บเอกสารของคุณในตู้นิรภัยที่ทนไฟจะป้องกันความเสียหายและการโจรกรรม แต่จะทำให้เข้าถึงได้ยากขึ้น.

Barbara Weltman ผู้เชี่ยวชาญด้านธุรกิจขนาดเล็กที่พูดกับ Consumer Reports ขอแนะนำให้เลือกตู้นิรภัยที่ปลอดภัยสำหรับเอกสารที่มีความอ่อนไหวเป็นพิเศษ: งบธนาคารและการลงทุนเอกสารภาษีเอกสารการวางแผนอสังหาริมทรัพย์และข้อมูลเงินบำนาญ เนื่องจากเอกสารเหล่านี้มีข้อมูลส่วนบุคคลเช่นหมายเลขประกันสังคมของคุณการทิ้งไว้ในที่ที่คนอื่นสามารถหาได้ทำให้เสี่ยงต่อการถูกขโมยข้อมูลประจำตัว.

เป็นความคิดที่ดีที่จะเก็บเอกสารประกันไว้ในที่ปลอดภัยของคุณดังนั้นคุณจะสามารถกู้คืนได้หลังจากเกิดเพลิงไหม้น้ำท่วมหรือการลักทรัพย์ ซึ่งรวมถึงนโยบายการประกันของคุณและสำเนาของสินค้าคงคลังที่บ้านของคุณซึ่งคุณจะต้องทำการเคลม ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ทำรายการบัญชีที่สำคัญที่สุดทั้งหมดของคุณและเก็บไว้ในที่ปลอดภัยเพื่อการอ้างอิง.

การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การเก็บเอกสารทางการเงินของคุณในรูปแบบดิจิทัลนั้นง่ายกว่าการเก็บเอกสารทางกายภาพ ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ใช้พื้นที่น้อยในบ้านของคุณมากกว่าตู้เก็บเอกสารที่เต็มไปด้วยกระดาษและพวกเขาจะไม่ถูกทำลายจากไฟไหม้หรือน้ำท่วม หากคุณได้รับตั๋วเงินและใบแจ้งยอดส่วนใหญ่ในรูปแบบดิจิทัลอยู่แล้วมันง่ายที่จะจัดเก็บเอกสารเหล่านั้นลงในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณและหากคุณมีเอกสารที่เป็นกระดาษคุณสามารถแปลงเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยการสแกน.

อย่างไรก็ตามไฟล์อิเล็กทรอนิกส์มีความเสี่ยงต่อภัยคุกคามอื่น ๆ เช่นไวรัสคอมพิวเตอร์และการแฮ็ก นี่คือวิธีการปกป้องบันทึกดิจิตอลของคุณจากอันตรายเหล่านี้:

• ใช้การป้องกันรหัสผ่าน. ขั้นแรกให้แน่ใจว่าคุณใช้รหัสผ่านที่คาดเดายากสำหรับบัญชีการเงินออนไลน์ทั้งหมดของคุณ เปลี่ยนรหัสผ่านของคุณบ่อยๆและหลีกเลี่ยงการใช้รหัสผ่านเดียวกันสำหรับหลาย ๆ ไซต์ หากคุณเก็บสำเนาบันทึกทางการเงินไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณคุณสามารถป้องกันด้วยรหัสผ่านได้ทั้งไฟล์เดี่ยวหรือโฟลเดอร์ที่คุณเก็บไว้ Digital Trends อธิบายวิธีการทำเช่นนี้สำหรับคอมพิวเตอร์ Windows และ Macintosh.
• ติดตั้งซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัส. ไวรัสคอมพิวเตอร์และมัลแวร์ประเภทอื่น ๆ อาจทำให้ไฟล์ของคุณเสียหายหรือตัดการเข้าถึงของคุณ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ให้ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัสที่ดีในคอมพิวเตอร์ของคุณและปรับปรุงให้ทันสมัย ศึกษาเอกสารทางเทคนิคเช่น PC Magazine และ CNET เพื่อค้นหาซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสที่ดีที่สุดสำหรับเครื่อง Windows และ Mac.
• ใช้อุปกรณ์ป้องกันไฟกระชาก. ภัยคุกคามต่อคอมพิวเตอร์ของคุณอีกประการหนึ่งคือการเพิ่มกำลังไฟที่สามารถทอดส่วนประกอบภายในที่บอบบางได้ วิธีที่ดีที่สุดในการลดภัยคุกคามนี้คือการทำให้คอมพิวเตอร์ของคุณเสียบเข้ากับเครื่องป้องกันไฟกระชาก รางปลั๊กไฟที่มีระบบป้องกันไฟกระชากสามารถป้องกันอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ได้มากถึงหนึ่งโหลในคราวเดียว.
• เก็บสำเนาสำรอง. ไม่ว่าคุณจะป้องกันคอมพิวเตอร์ของคุณอย่างระมัดระวังคุณจะไม่สามารถขจัดความเสี่ยงที่จะเกิดความเสียหายหรือถูกขโมยได้ อย่างไรก็ตามหากคุณเก็บสำเนาสำรองของไฟล์ไว้ในระบบคลาวด์คุณจะไม่สูญเสียการเข้าถึงไฟล์แม้ว่าคุณจะทำคอมพิวเตอร์หาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณใช้เทคโนโลยีการเข้ารหัสเพื่อให้แฮกเกอร์ไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้อย่างง่ายดาย หรือคุณสามารถสำรองไฟล์ของคุณไปยังฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน.

การจัดเก็บประวัติส่วนตัว

ผู้เชี่ยวชาญไม่เห็นด้วยกับการที่คุณควรเก็บบันทึกส่วนตัวที่สำคัญเช่นสูติบัตรหนังสือเดินทางพินัยกรรมและชื่อเรื่องไว้ที่บ้านและรถยนต์ของคุณ Weltman แนะนำให้วางเอกสารเหล่านี้ในตู้เซฟที่ธนาคาร แต่ผู้เชี่ยวชาญคนอื่น ๆ ชี้ให้เห็นว่าการทำเช่นนั้นจะช่วยให้คุณเข้าถึงเอกสารในช่วงเวลาทำการของธนาคารเท่านั้น นอกจากนี้หากคุณตายกล่องนิรภัยของคุณอาจถูกปิดผนึกทำให้ทายาทของคุณสามารถรับเนื้อหาได้ยาก ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้กล่าวว่าตู้นิรภัยที่ทนไฟเป็นสถานที่ที่ดีที่สุดสำหรับเอกสารสำคัญเหล่านี้.

บางทีตัวเลือกที่ปลอดภัยที่สุดของทั้งหมดคือการทำสำเนาสำรองของเอกสารที่สำคัญที่สุดของคุณเช่นใบรับรองการเกิดและการแต่งงาน ที่จะช่วยให้คุณเก็บหนึ่งในกล่องนิรภัยและหนึ่งในตู้นิรภัยของคุณทนไฟที่บ้าน.

ทำลายเอกสารเก่า

เพื่อป้องกันตัวเองจากการโจรกรรมข้อมูลส่วนตัวคุณต้องทำมากกว่าเก็บเอกสารที่คุณเก็บไว้อย่างปลอดภัย คุณต้องกำจัดสิ่งที่คุณทิ้งอย่างปลอดภัย หากคุณเพียงแค่โยนเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อนลงในถังขยะหรือถังรีไซเคิลพวกโจรก็สามารถจับพวกมันออกจากถังขยะของคุณที่ขอบและใช้พวกมันเพื่อแฮ็คเข้าสู่บัญชีของคุณ.

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ลงทุนในเครื่องทำลายเอกสารขนาดเล็กสำหรับสำนักงานที่บ้านของคุณ crosscut shredder ดีที่สุดเพราะมันทำให้เอกสารของคุณเป็นชิ้นเล็ก ๆ แทนที่จะเป็นแถบยาวที่อาจประกอบขึ้นใหม่ได้ ไม่จำเป็นต้องฉีกกระดาษทุกแผ่นที่มีชื่อของคุณอยู่ แต่ผู้เชี่ยวชาญบอกว่าควรกำจัดสิ่งที่มีข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับคุณมากกว่าที่คุณจะพบในสมุดโทรศัพท์.

จากข้อมูลของ Recycle Coach เมืองส่วนใหญ่อนุญาตให้คุณกำจัดเอกสารทางการเงินที่หั่นเป็นชิ้นเล็ก ๆ ลงในถังขยะรีไซเคิลของคุณได้อย่างไรก็ตามคุณอาจต้องเก็บไว้ในถุงพลาสติกถุงกระดาษหรือกล่องกระดาษแข็งเพื่อป้องกันเศษกระดาษ ไป ตรวจสอบกับหน่วยงานรีไซเคิลในพื้นที่ของคุณเพื่อดูว่ากฎคืออะไร คุณยังสามารถเปลี่ยนเศษกระดาษให้เป็นปุ๋ยหมักหรือนำกลับมาใช้ใหม่เป็นวัสดุคลุมด้วยหญ้าหรือวัสดุบรรจุภัณฑ์.

บันทึกทางการเงินประเภทหนึ่งที่คุณไม่ควรนำมารีไซเคิลคือร้านค้าและใบเสร็จรับเงินของ ATM ที่พิมพ์บนกระดาษความร้อน Recycle Coach อธิบายว่ากระดาษชนิดนี้มีการเคลือบพลาสติก BPA ที่เป็นพิษบาง ๆ ซึ่งสามารถปนเปื้อนกระดาษรีไซเคิลทั้งชุด หากเมืองของคุณไม่มีโปรแกรมรับคืนพิเศษสำหรับการรับเพียงแค่ทิ้งในถังขยะ โชคดีที่การรับไม่ได้มีข้อมูลส่วนบุคคลมากนักเกี่ยวกับเรื่องนี้ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องทำลายพวกเขาก่อน.

สิ่งสำคัญคือต้องระมัดระวังเมื่อทิ้งไฟล์อิเล็กทรอนิกส์เก่าที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน หากคุณเพิ่งย้ายไฟล์เหล่านี้ไปที่ถังขยะ - แม้ว่าคุณจะล้างถังขยะทันที - ไฟล์จะไม่ถูกลบอย่างถาวร แต่ตาม Electronic Frontier Foundation (EFF) คอมพิวเตอร์ของคุณทำให้ไฟล์นั้นมองไม่เห็นและทำให้มีพื้นที่ว่างสำหรับการเขียนทับ จนกว่าจะมีสิ่งนั้นเกิดขึ้น - ซึ่งอาจเป็นสัปดาห์เดือนหรือปีในอนาคต - ไฟล์ยังอยู่ในดิสก์ของคุณที่แฮ็กเกอร์ที่มีทักษะสามารถเรียกดูได้.

ในการกำจัดไฟล์ของคุณอย่างปลอดภัยคุณจะต้องสั่งให้คอมพิวเตอร์เขียนทับไฟล์เหล่านั้นทันทีหลังจากกำจัดทิ้ง EFF อธิบายวิธีการทำเช่นนี้ในคอมพิวเตอร์ Macintosh และ Windows.

คำสุดท้าย

การตั้งค่าระบบจัดเก็บข้อมูลสำหรับเอกสารทางการเงินทั้งหมดของคุณใช้เวลาในการทำงานล่วงหน้า แต่มันสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาในระยะยาว เมื่อคุณรู้แน่ชัดว่าเอกสารใดที่คุณต้องเก็บรักษาและต้องใช้เวลานานแค่ไหนมันก็เป็นเรื่องของกิจวัตรประจำวันในการรับใบเสร็จในซองจดหมายงบประจำไตรมาสในโฟลเดอร์และคืนภาษีในตู้เซฟที่ทนไฟของคุณ เมื่อคุณรู้วิธีจัดการกับเอกสารแต่ละฉบับในทันทีคุณจะไม่มีเอกสารซ้อนทับกันบนทุกพื้นผิวในบ้านของคุณและคุณจะไม่เสี่ยงที่จะสูญเสียบันทึกสำคัญเพราะเอกสารเหล่านั้นฝังอยู่ในกองซ้อน.

การจัดเอกสารของคุณให้เป็นระเบียบมีประโยชน์อื่น ๆ เช่นกัน หากบ้านของคุณได้รับความเสียหายจากภัยธรรมชาติกระเป๋าเงินหรือกระเป๋าเงินของคุณถูกขโมยหรือกรมสรรพากรตัดสินใจที่จะตรวจสอบคุณคุณจะสามารถวางเอกสารทั้งหมดที่คุณต้องจัดการกับปัญหาได้ในเวลาหนึ่ง การจัดระเบียบบันทึกทางการเงินของคุณสามารถช่วยให้คุณเข้าใจสถานการณ์ทางการเงินของคุณเพื่อให้คุณมีความรู้สึกที่ดีขึ้นในสิ่งที่คุณสามารถและไม่สามารถจ่ายได้.

บางครั้งการเรียงลำดับผ่านบันทึกทางการเงินของคุณสามารถเปิดเผยเงินที่หายไป ตัวอย่างเช่นคุณอาจค้นพบเช็คที่คุณไม่เคยฝากเงินค่ารักษาพยาบาลที่คุณสามารถส่งเพื่อชำระเงินคืนหรือแม้กระทั่งบัญชีธนาคารเก่าที่คุณลืมไปแล้ว หากนั่นไม่ใช่สิ่งกระตุ้นที่ดีสำหรับการมีชีวิตทางการเงินของคุณตามลำดับฉันไม่รู้ว่าอะไร.

คุณใช้ระบบใดในการจัดระเบียบบันทึกทางการเงินที่บ้าน?