6 เคล็ดลับการบริหารเวลาธุรกิจขนาดเล็กเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

เสียงนั้นสุดขั้วหรือไม่? พิจารณาสิ่งนี้: ในการศึกษาที่ดำเนินการโดย Microsoft นักวิจัยพบว่าคนงานใช้เวลาทำงานเพียง 60% เท่านั้น นั่นหมายความว่าจากสัปดาห์ทำงานห้าวันพวกเขามีประสิทธิผลเพียงสามวัน ตอนนี้ใช้กับธุรกิจของคุณเอง ถ้าเวลาเป็นเงินคุณจะรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับการสร้างรายได้เพียง 60% ของเวลาที่คุณใช้ในการทำงาน?

ตอนนี้ฉันมีความสนใจของคุณ?

ความจริงคือเวลานั้นเสียง่ายและถ้าคุณไม่มีไอเดียที่กำหนดไว้ล่วงหน้าว่าคุณจะใช้มันอย่างไรมันจะผ่านไปก่อนที่คุณจะรู้ แต่ไม่ต้องกังวล - นี่คือเคล็ดลับหกประการที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กทุกคนสามารถใช้เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากเวลาของพวกเขา.

เคล็ดลับการบริหารเวลาธุรกิจขนาดเล็ก

1. ละเว้นอีเมลของคุณ

นี่อาจฟังดูง่ายกว่ามากเพราะคนส่วนใหญ่มักจะตรวจสอบพวกเขาทุก ๆ 5-10 นาที แต่ถ้าคุณรวมนาทีทั้งหมดที่ใช้ในการตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณอย่างต่อเนื่องแล้วตอบกลับมันง่ายที่จะดูว่าทำไมถึงเป็นเช่นนี้.

แทนที่จะเป็นทาสอีเมลของคุณให้เป็นเรื่อง ของคุณ ข้อ จำกัด ด้านเวลา กำหนดช่วงเวลาสองช่วงในระหว่างวันเพื่อตรวจสอบและตอบกลับข้อความทั้งหมดของคุณ สิ่งนี้จะใช้แรงจูงใจและวินัยที่จริงจัง แต่จะช่วยให้คุณทุ่มเทความสนใจและเวลาให้กับงานอื่น ๆ ที่อาจถูกขัดจังหวะโดยการตรวจสอบอีเมล.

หากคุณกังวลว่าผู้คนจะรู้สึกขุ่นเคืองกับการตอบคำถามของคุณให้ตั้งเวลาตอบกลับอัตโนมัติที่ให้คนอื่นรู้ว่าคุณใช้เวลาตอบ 10-12 ชั่วโมงหรือ 24 ชั่วโมงหากเป็นที่ยอมรับสำหรับประเภทธุรกิจของคุณ.

2. อย่าทำงานหลายอย่าง

ใน แถลงการณ์ทางจิตวิทยาและการทบทวน, ผู้เชี่ยวชาญพบว่ามีเพียง 2.5% ของคนที่สามารถทำงานหลายอย่างได้อย่างมีประสิทธิภาพและยังทำได้ดีในแต่ละกิจกรรม นอกจากนี้สถาบันจิตเวชศาสตร์แห่งมหาวิทยาลัยลอนดอนแสดงให้เห็นว่า IQ ของบุคคลนั้นลดลง 10 คะแนนเมื่อพวกเขาได้รับอีเมลข้อความและโทรศัพท์มากเกินไป.

ในทางกลับกันผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลาคาดการณ์ว่าการมุ่งเน้นที่สิ่งใดสิ่งหนึ่งในแต่ละครั้งจะเพิ่มความสามารถในการผลิตเป็นสองเท่าผลผลิตที่ได้จากงานและประสิทธิภาพ และเมื่อคุณดำเนินธุรกิจขนาดเล็กนั่นอาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างความสำเร็จและความล้มเหลว บังคับตัวเองให้ทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งในแต่ละครั้งโดยการตั้งค่านาฬิกาหรือตัวจับเวลาเป็นระยะเวลาหนึ่งจากนั้นให้โฟกัสที่งานนั้นจนกว่าจะเสร็จสมบูรณ์.

3. ตั้งค่าเป้าหมายทีละขั้นตอน

มันเป็นเรื่องหนึ่งที่จะต้องตั้งเป้าหมายและอีกอย่างหนึ่งก็คือการตั้งเป้าหมายที่มีรายละเอียดซึ่งขั้นตอนและส่วนเพิ่มที่จำเป็นในการบรรลุเป้าหมายนั้นได้ถูกกำหนดไว้ล่วงหน้า หลายคนตั้งเป้าหมายทั่วไปและไม่เคยทำตามด้วย ตัวอย่างเช่นลองคิดถึงมติล้านปีใหม่ที่กำหนดทุกปี ปัญหาของเป้าหมายประเภทนี้คือแม้ว่าพวกเขาจะมีแนวความคิดที่ดี แต่ผู้คนก็ไม่รู้ว่าจะนำไปใช้อย่างไร.

เพื่อให้การใช้เวลาของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุดในธุรกิจของคุณวันของคุณควรประกอบด้วยชุดของเป้าหมายที่มีเหตุการณ์สำคัญที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่นหากเป้าหมายของคุณคือการหาลูกค้าใหม่ห้ารายคุณควรคิดถึงมันและจดขั้นตอนทั้งหมดที่คุณจะต้องดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ด้วยการแบ่งเป้าหมายที่ใหญ่ขึ้นเป็นขั้นตอนที่เล็กลงคุณจะสามารถบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเนื่องจากคุณรู้ว่าขั้นตอนใดที่ต้องทำในระหว่างทาง นอกจากนี้ใครที่ไม่ชอบการเสริมแรงเชิงบวกเล็กน้อย การรู้ว่าคุณได้ทำตามขั้นตอนบางอย่างเพื่อบรรลุเป้าหมายของคุณแล้วอาจเป็นแรงจูงใจอย่างยิ่ง.

คุณควรตั้งเป้าหมาย ก่อนอาหารกลางวัน และ หลังอาหารกลางวัน, และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งที่สำคัญที่สุดถูกกำหนดไว้ก่อนอาหารกลางวัน หากคุณรู้ว่าคุณไม่สามารถออกไปกินข้าวได้จนกว่าจะบรรลุเป้าหมายคุณจะมีแนวโน้มที่จะมีสมาธิในการทำงานให้เสร็จและไม่ยอมให้ตัวเองถูกกีดขวาง.

4. จัดระเบียบเวลาและสถานที่ของคุณ

เป็นการยากที่จะทำงานอย่างเป็นระบบเมื่อทุกสิ่งรอบตัวคุณตกอยู่ในความสับสนวุ่นวาย การศึกษาที่ทำโดย Esselte แสดงให้เห็นว่า 43% ของชาวอเมริกันคิดว่าตัวเองไม่มีการรวบรวมกันและการขาดองค์กรทำให้พวกเขาอยู่ที่สำนักงานอย่างน้อยสองคืนต่อสัปดาห์ มันไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนั้น.

ผู้เชี่ยวชาญขององค์กรยอมรับว่าขั้นตอนแรกในการเพิ่มผลผลิตคือการล้างข้อมูลและจัดระเบียบพื้นที่ของคุณ กำจัดทุกสิ่งที่ไม่จำเป็นจากนั้นสร้างระบบสำหรับสิ่งต่าง ๆ ตัวอย่างเช่นใช้โฟลเดอร์แฟ้มที่เป็นรหัสสีสำหรับรายการที่จำเป็นเร่งด่วนที่จะทำในวันนั้นและอีกรายการหนึ่งสำหรับสิ่งต่าง ๆ ที่สามารถรอได้จนถึงวันพรุ่งนี้ หรือถ้าคุณเป็นนักเทคนิคให้ใช้เครื่องสแกนและสร้างไฟล์บนพีซีหรือ Blackberry ด้วยระบบประเภทเดียวกัน.

มันจะต้องจัดระเบียบไม่เพียง แต่พื้นที่ของคุณ แต่ยังเวลาของคุณ หลายคนใช้ระบบเพิ่มเวลาซึ่งจะทำให้พวกเขามีเวลาพอที่จะทำสิ่งต่าง ๆ ในรายการที่ต้องทำ ด้วยเครื่องมือออนไลน์ฟรีที่ยอดเยี่ยมเช่น e.ggtimer แกดเจ็ตที่ใช้งานได้เหมือนกับตัวจับเวลาไข่คุณสามารถตั้งเวลาและเตือนเมื่อมันหมด ไม่มีอะไรที่เหมือนกับการแข่งกับเวลาเพื่อให้บรรลุเป้าหมายสำหรับผู้ที่มีความสามารถในการแข่งขันมากขึ้น.

5. เขียนเป็นลายลักษณ์อักษร

มีบางอย่างเกี่ยวกับการทำตามแผนเป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งจะทำให้มันอยู่ในใจของคุณ โดยการเขียนแผนปฏิบัติการของคุณในแต่ละวันรวมถึงเป้าหมายและรายละเอียดของพวกเขาคุณจะได้รับอาวุธพร้อมแผนที่จะช่วยให้คุณดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพตลอดทั้งวัน แน่นอนว่าคุณจะยังคงต้องเผชิญกับการรบกวน แต่ถ้าคุณมีความเข้าใจที่ชัดเจนในสิ่งที่คุณต้องทำให้สำเร็จในวันนั้นคุณมีแนวโน้มที่จะได้รับงานที่ทำซ้ำมากกว่าที่จะลอยออกไปจากที่หนึ่งอย่างไร้จุดหมาย งานต่อไป.

ผู้เชี่ยวชาญบางคนเชื่อว่าคุณควรสร้างรายการนี้เมื่อคืนก่อน ด้วยวิธีนี้คุณจะสามารถเริ่มต้นในวันถัดไปที่เตรียมไว้อย่างสมบูรณ์แทนที่จะเสียเวลาตัดสินใจว่าจะเข้าใกล้ภารกิจอย่างไรและค้นหาสิ่งที่คุณต้องทำ.

6. เปลี่ยนรถของคุณให้เป็นออฟฟิศ

หากคุณเคยดูหนัง, ทนายความของลินคอล์น, คุณจะประทับใจกับคำแนะนำต่อไปนี้ คุณเคยคิดว่าคุณต้องการทำงานให้สำเร็จหรือไม่ขณะขับรถระหว่างการนัดหมายหรือออกไปเที่ยวในรถของคุณเพื่อรอการเริ่มประชุม แทนที่จะเสียเวลาอันมีค่านี้ลองเชื่อมต่อเครื่องแฟกซ์และเครื่องถ่ายเอกสารกับรถของคุณและใช้เวลาในการทำสิ่งที่จำเป็น แต่บ่อยครั้งไม่สะดวกเมื่อคุณอยู่บนท้องถนน ตรวจสอบแฟกซ์เครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์ GSM พกพาของ Possio Greta และอย่าปล่อยให้เวลาขับรถของคุณเสียเวลาอีกครั้ง คุณสามารถลงทุนในสมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์แล็ปท็อปด้วยการ์ดอินเทอร์เน็ตมือถือเพื่อให้คุณเชื่อมต่อตลอดเวลา.

คำสุดท้าย

สุภาษิตโบราณ“ เวลาคือเงิน” นั้นตั้งอยู่บนพื้นฐานของความจริงที่ไม่น่าจะเปลี่ยน และถ้าคุณอยู่ในธุรกิจเพื่อตัวคุณเองวิธีที่ง่ายที่สุดในการเพิ่มรายได้ของคุณคือการใส่ใจกับวิธีที่คุณใช้เวลาและจากนั้นทำการปรับเปลี่ยนเพื่อช่วยให้คุณใช้จ่ายได้ดีขึ้น.

หากคุณมีข้อเสนอแนะอื่น ๆ เกี่ยวกับการใช้เวลาส่วนใหญ่ในที่ทำงานโปรดโพสต์ไว้ด้านล่าง.