10 เคล็ดลับในการพัฒนาทักษะการสื่อสารในที่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

ผู้ช่วยอายุน้อยที่ลังเลระหว่างความขุ่นเคืองและความสิ้นหวังไม่รู้วิธีตอบสนองบันทึกสามหน้าซึ่งระบุความล้มเหลวหลังจากความล้มเหลวของงานและความคาดหวังที่ไม่ได้พบโดยกลุ่ม บันทึกสรุปว่ามีภัยคุกคามที่“ สิ่งต่าง ๆ ต้องเปลี่ยนไปหรืออย่างอื่น” และเขาผู้จัดการไม่ได้รับการใส่ใจต่อบุคคลเนื่องจากข้อบกพร่องของพวกเขาอีกต่อไป เพื่อนของฉันขาดระหว่างออกจากสิ่งที่เขาเชื่อว่าเป็นการประเมินที่ไม่ยุติธรรมหรือการพักเมื่อความก้าวหน้าต่อไปอาจล่าช้าหรือเป็นไปไม่ได้ถามฉันว่า“ ฉันควรทำอย่างไร ออกจากหรืออยู่ที่นั่นหวังว่าฉันจะไม่ถูกไล่ออก?”

การสื่อสารที่มุ่งเน้นผลลัพธ์ในสถานที่ทำงาน

การสื่อสารทั้งหมดมีผล แต่ผลลัพธ์ในกรณีนี้สิ่งที่ผู้จัดการต้องการเขียนบันทึกหรือไม่ ความสัมพันธ์ทางธุรกิจโดยเฉพาะอย่างยิ่งระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชามักจะเป็นหินเพราะการสื่อสารที่ไม่ดีการขาดหรือการตีความที่ผิดของข้อเท็จจริงสภาพแวดล้อมที่มีแรงกดดันและความมุ่งมั่นร่วมกันเพื่อความสำเร็จ เช่นเดียวกับในกีฬาและการเมืองข้อผิดพลาดทางธุรกิจมากมายถูกยกเลิก เนินตุ่นกลายเป็นภูเขาและความผิดพลาดกลายเป็นหายนะเนื่องจากอารมณ์และการตอบโต้มากเกินไป.

งานวิจัยได้พิสูจน์แล้วว่าอารมณ์มักจะเกินสติปัญญาซึ่งเป็นผลมาจากการต่อสู้หรือหนีไปก่อนเมื่อสัตว์กินคนที่ตัดสินใจช้าว่าอันตรายหรือไม่ โชคดีที่ธุรกิจส่วนใหญ่ไม่มีสภาพแวดล้อม "ฆ่าหรือถูกฆ่า" - แต่เรายังคงมีเงื่อนไขที่จะตอบสนองต่อสิ่งนั้น.

ในกรณีนี้ความพยายามของผู้จัดการในการกระตุ้นให้พนักงานของเขากลับมาทำงาน แม้ว่าจะมีข้อบกพร่องที่เห็นได้ชัดในรูปลักษณ์และการดำเนินงานของร้านค้าซึ่งจำเป็นต้องได้รับการแก้ไข แต่ผลลัพธ์ของบันทึกช่วยจำก็คือให้ความสนใจกับบุคลิกภาพไม่ใช่ประสิทธิภาพ ในขณะที่บันทึกนั้นไม่ต้องสงสัยเลยว่ามีผลกระทบอย่างร้ายแรงต่อผู้จัดการในระยะสั้นผลกระทบระยะยาวคือการสูญเสียความไว้วางใจและความมั่นใจในความสามารถของเขาในการเป็นผู้นำการเพิ่มความตึงเครียดระหว่างผู้จัดการและพนักงานคนอื่น ๆ และโอกาสในการสูญเสียผู้จัดการที่มีศักยภาพในอนาคตและความรู้เชิงสถาบันที่สะสมไว้ ผู้จัดการสามารถจัดการกับสถานการณ์ที่แตกต่างได้อย่างไร?

การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ: ผู้จัดการ

มีหลายสิ่งที่ผู้จัดการสามารถทำได้เพื่อพัฒนาทักษะการสื่อสารของเขาหรือเธอ:

1. พิจารณาสถานการณ์ก่อนดำเนินการใด ๆ
อารมณ์ของเราล่อลวงเราให้ตัดสินใจอย่างรวดเร็วโดยใช้หลักฐานผิวเผินซึ่งอาจไม่สะท้อนลักษณะที่แท้จริงของปัญหา ผู้จัดการสันนิษฐานว่าภาพลักษณ์ที่ไม่ดีของร้านค้าเกิดจากพนักงานขาดความพยายามหรือความสนใจ เขาล้มเหลวในการพิจารณาว่าพนักงานร้านค้าหลายคนถูกยกเลิกเนื่องจากสถานการณ์ทางการเงินในขณะที่ปริมาณงานของร้านยังคงเหมือนเดิม ผู้ช่วยผู้จัดการแต่ละคนมีหน้าที่รับผิดชอบในพื้นที่มากขึ้นโดยมีคนทำงานน้อยลง.

นอกจากนี้ผู้ช่วยแต่ละคนจำเป็นต้องลดค่าใช้จ่ายเนื่องจากการสูญเสียลูกค้ารายใหญ่และแต่ละคนกังวลว่าการสูญเสียลูกค้าจะชะลอการเลื่อนตำแหน่งของตัวเองไปยังผู้จัดการร้าน แม้ว่าจะไม่ได้ตั้งใจความพยายามของพวกเขาอาจได้รับเนื่องจากความกังวลของตนเอง.

2. รวบรวมและยืนยันข้อมูลก่อนตัดสินใจ
เรามีแนวโน้มที่จะทำให้เกิดความสับสนกับอาการของโรคและดังนั้นจึงรักษาอาการมากกว่าการเจ็บป่วยพื้นฐาน เทคโนโลยีช่วยให้เราสามารถบันทึกข้อมูลจำนวนมหาศาลและแบ่งเป็นส่วน ๆ เพื่อให้ปรากฏตามที่เราต้องการ แต่ข้อมูลเป็นตัวแทนของปัญหาไม่ใช่ปัญหาเอง การสังเกตการทำงานของผู้ช่วยและพูดคุยและฟังพวกเขาเกี่ยวกับแง่มุมของงานของพวกเขาอาจนำไปสู่ข้อสรุปที่แตกต่างจากที่ผู้จัดการมาถึง.

3. มุ่งเน้นไปที่ปัญหาไม่ใช่บุคลิกภาพ
บันทึกของผู้จัดการโจมตีลักษณะของผู้ช่วยแต่ละคนโดยอ้างว่าพวกเขาขี้เกียจถูกทอดทิ้งหรือทรยศเขา ความหมายของบริบททางอารมณ์ของบันทึกช่วยทวีความรุนแรงมากขึ้นครอบคลุมเนื้อหาและวัตถุประสงค์ตามความเป็นจริง.

ผู้ช่วยตอบสนองตอบสนองต่ออารมณ์โดยไม่หยุดเพื่อพิจารณาความถูกต้องของข้อเท็จจริงหรือพยายามให้คำอธิบายใด ๆ แก่ผู้จัดการ เมื่อใดก็ตามที่จัดการกับปัญหาที่อาจมีเนื้อหาทางอารมณ์ควรใช้“ กฎ 24 ชั่วโมง”: อย่าส่งอีเมลข้อความจดหมายบันทึกหรือรายงานให้ผู้อื่นจนกว่าคุณจะมีเวลาหนึ่งวันในการไตร่ตรอง เนื้อหาและแน่ใจว่ามันสื่อสารข้อเท็จจริงและน้ำเสียงที่คุณต้องการ.

4. จัดการรายบุคคลไม่ใช่กลุ่ม
บันทึกช่วยจำของผู้จัดการถูกนำไปที่ทุกคนและไม่มีใคร การขาดความเฉพาะเจาะจงทำให้ผู้รับแต่ละรายสามารถหลีกเลี่ยงความรับผิดชอบส่วนบุคคลเนื่องจากแต่ละคนรู้สึกว่าความพยายามของเขาได้บรรลุความคาดหวัง ดังนั้นบันทึกช่วยจำจึงไม่สามารถรับผลลัพธ์ที่ต้องการและทำให้สภาพแวดล้อมในการทำงานยุ่งเหยิงยิ่งขึ้น การสื่อสารของกลุ่มเหมาะสำหรับการให้ข้อมูลทั่วไปการศึกษาและการยกย่อง อย่างไรก็ตามไม่ควรใช้เพื่อการชี้นำหรือวิจารณ์บุคคล จำเอาไว้สรรเสริญในที่สาธารณะและวิพากษ์วิจารณ์ในที่ส่วนตัว.

5. พบกับผู้ใต้บังคับบัญชาแบบตัวต่อตัว
ความหมายและเจตนาของคำที่เขียนโดยไม่มีบริบทของการปรากฏตัวทางกายภาพมักจะเข้าใจผิดและสามารถนำไปสู่ความสับสนและความขัดแย้ง ไม่มีสิ่งใดมาแทนที่การมองใครบางคนในสายตาและเห็นปฏิกิริยาของพวกเขาต่อการสนทนาของคุณเพื่อชี้แจงเนื้อหาและรับรองความเข้าใจและข้อตกลง.

ผู้จัดการมักจะซ่อนอยู่ด้านหลังบันทึกช่วยจำและบันทึกย่อราวกับว่าลูกน้องของพวกเขาเป็นหุ่นยนต์ที่จะถูกย้ายเข้าที่และตั้งโปรแกรม อย่างไรก็ตามผู้นำที่ประสบความสำเร็จแสวงหาความมุ่งมั่นที่เหมาะสมและสร้างสะพานแห่งความไว้วางใจความเคารพซึ่งกันและกันและประสบการณ์ที่ได้รับการแบ่งปัน จงมีร่างกายและ“ เดินเดิน” และให้คนของคุณรู้ว่าคุณอยู่กับพวกเขาผ่านทางดีและไม่ดี.

6. มอบหมายงานโดยตรงและชัดเจน
ผู้คนทำงานได้ดีที่สุดเมื่อพวกเขารู้ว่าพวกเขาคาดหวังอะไร ผู้จัดการที่ดีจะระบุเป้าหมายและมาตรการในแง่ง่ายเข้าใจง่ายกำหนดความรับผิดชอบอย่างชัดเจนและยืนยันว่าข้อมูลนั้นเป็นที่เข้าใจของผู้ที่เป็นผู้กำกับ ผู้จัดการที่ดีติดตามและให้ข้อมูลที่ถูกต้องเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใต้บังคับบัญชาของเขาแต่ละคนอยู่ในหน้าเดียวกันและทำงานไปสู่เป้าหมายเดียวกัน.

ผู้จัดการควรจำไว้เสมอว่าไม่มีพนักงานคนใดทำงานด้วยความคาดหวังว่าเขาหรือเธอจะถูกมองข้ามเพิกเฉยหรือไม่สำคัญในที่ทำงาน พนักงานต้องการได้รับการยอมรับและเคารพนับถือจากเพื่อนร่วมงานและภาคภูมิใจในตัวนายจ้าง ความท้าทายของฝ่ายบริหารคือการรักษาและพัฒนาความกระตือรือร้นและความมุ่งมั่นของพนักงานต่อไปแม้ในช่วงเวลาที่มีความเครียด.

ความผิดพลาดเป็นส่วนหนึ่งของการเติบโตและการลดลงในระยะสั้นและการแก้ไขหลักสูตรเป็นเหตุการณ์ปกติในธุรกิจและในชีวิต การจัดการกับผู้ใต้บังคับบัญชาในแบบที่คุณต้องการจัดการในสถานการณ์ที่คล้ายกันเป็นหลักสูตรที่ดีที่สุดที่ผู้จัดการสามารถทำได้.

การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ: พนักงาน

เพื่อนของฉันผู้ช่วยผู้จัดการสามารถเรียนรู้จากเหตุการณ์นี้ได้ ปฏิกิริยาของเขา แต่เข้าใจได้ทำให้สถานการณ์เลวร้ายลงโดยไม่จำเป็น ผลก็คือเขาและผู้ช่วยคนอื่น ๆ ต้องทนทุกข์ทรมานจากความกังวลไร้ประโยชน์และเสียเวลาและความพยายามในการรับรองซึ่งกันและกันเกี่ยวกับความอยุติธรรมที่พวกเขาได้รับ เวลาและพลังงานนี้อาจใช้เวลาในการแก้ไขปัญหาของร้านค้าและปรับปรุงการบริการลูกค้า ในขณะที่ทั้งเขาและผู้ช่วยคนอื่นไม่สามารถส่งผลกระทบต่อความรู้สึกของผู้จัดการที่นำไปสู่บันทึกช่วยจำ.

หากคุณอยู่ในสถานการณ์ที่คล้ายคลึงกันคุณควร:

1. ไม่ปรับการวิจารณ์
ไม่ว่าคุณจะให้หรือรับการวิจารณ์มันควรขึ้นอยู่กับการกระทำและผลลัพธ์ที่สังเกตได้ไม่ใช่ความตั้งใจ เป็นไปไม่ได้ที่จะรู้ถึงแรงจูงใจเบื้องหลังกิจกรรมใด ๆ เพียง แต่เป็นการกระทำทางกายภาพและผลลัพธ์ของกิจกรรม ดังนั้นการวิจารณ์ควรได้รับและยอมรับอย่างไม่มีการพิจารณาพิจารณาถึงความถูกต้องและความเกี่ยวข้องและนำไปปฏิบัติเมื่อมีการกระทำที่เป็นธรรม.

กล่าวอีกนัยหนึ่งไม่ควรอ่อนไหวหรือป้องกันเกินไปเมื่อคุณได้รับคำติชม พิจารณาข้อมูลที่ได้รับตามที่ต้องการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่แตกต่างไม่ใช่การโจมตีส่วนบุคคล.

2. เข้าใจสถานการณ์
ในกรณีนี้สาเหตุที่ทำให้เกิดการวิจารณ์คือสภาพร่างกายและรูปลักษณ์ของร้านค้า ในเวลาอื่น ๆ การวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์เป็นส่วนหนึ่งของการทบทวนผลการปฏิบัติงานของพนักงานเป็นประจำซึ่งออกแบบมาเพื่อให้ความเห็นย้อนกลับทั้งสองฝ่าย ใช้ทั้งโอกาสในการสร้างความสัมพันธ์และรับข้อมูล ใช้ความเห็นเป็นโอกาสที่จะได้รับและให้ความฉลาดที่อาจจะพลาด.

3. เข้าใจ
เมื่อใดก็ตามที่คุณได้รับสิ่งที่คุณคิดว่าเป็นการจู่โจมหรือคำวิจารณ์ส่วนตัวที่ไม่ยุติธรรมให้ยอมรับแหล่งที่มาและสถานการณ์ของพวกเขาก่อนที่จะสรุป น่าเสียดายที่คนเรามีวันที่แย่และบ่อยครั้งที่พวกเขาตอบโต้ด้วยการจู่โจมผู้อื่นด้วยเหตุผลเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย เมื่อหัวมีความเย็นและแรงกดน้อยลงให้ติดต่อผู้จู่โจมเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาและวิธีที่คุณสามารถเป็นส่วนหนึ่งของการแก้ปัญหาได้ คุณอาจค้นพบว่าสิ่งเร้าสำหรับการจู่โจมเป็นการกระทำที่เกินความจริงในส่วนของผู้ส่งหรือไม่เกี่ยวข้องกับคุณหรืองานของคุณ.

4. เรียนรู้จากความผิดพลาดของคุณ
ไม่ว่าอาชีพของคุณจะเป็นเช่นไรคุณสามารถและควรเรียนรู้ต่อไป ตลอดชีวิตการทำงานของคุณคุณจะทำงานและมีความสามารถและความสามารถที่แตกต่างกัน บางคนที่คุณจะจำเพราะความเป็นผู้นำที่ดีของพวกเขาในขณะที่คนอื่นคุณจะจำได้เพราะพวกเขาเป็นผู้จัดการที่ไม่ดีเช่นนี้ แม้แต่อันหลังก็สามารถสอนบางสิ่งให้คุณได้.

ในกรณีนี้เพื่อนของฉันเรียนรู้ว่าเขารู้สึกอย่างไรเมื่อถูกกล่าวหาอย่างไม่ยุติธรรมว่ามีประสิทธิภาพต่ำ หวังว่าเขาจะจดจำความรู้สึกของเขาก่อนที่เขาจะทำผิดพลาดแบบเดียวกันกับคนที่รายงานกับเขาในปัจจุบันหรือในอนาคต บางครั้งตัวอย่างที่ไม่ดีนั้นมีประสิทธิภาพมากกว่าสิ่งที่ดี.

คำสุดท้าย

การจัดการและความเป็นผู้นำเป็นทักษะที่เรียนรู้ ผู้จัดการที่มีประสิทธิภาพมีประสบการณ์ทั้งสองด้านของสเปคตรัมไปตามทิศทางและให้พวกเขา และความสำเร็จของ บริษัท นั้นเกี่ยวข้องโดยตรงกับทักษะของผู้จัดการและความสามารถในการเป็นผู้นำของพนักงานผ่านช่วงเวลาที่ยากลำบากและการทดสอบ.

ด้วยการวิเคราะห์และไตร่ตรองอย่างรอบคอบในการสื่อสารของคุณกับทั้งผู้ใต้บังคับบัญชาและผู้บังคับบัญชาของคุณคุณจะสามารถเรียนรู้วิธีที่จะเป็นผู้นำในตำแหน่งที่คุณมี ด้วยวิธีนี้คุณจะไม่เพียงรักษาความปลอดภัยให้กับลูกค้าในอนาคตเพื่อเพิ่มอันดับ บริษัท ของคุณ แต่คุณยังจะสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิผลและดีกว่าสำหรับตัวคุณเองและเพื่อนร่วมงานของคุณ.

คุณสามารถแนะนำเคล็ดลับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพอื่น ๆ ได้อีก?