วิธีการสร้างระบบการยื่นแบบบ้านสำหรับการเก็บบันทึก

แต่การกรอกภาษีประจำปีของคุณไม่ใช่เหตุผลเดียวที่มีระบบจัดเก็บข้อมูลที่ดี มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเก็บใบเสร็จรับเงินเพื่อแสดงจำนวนเงินที่คุณจ่ายสำหรับอสังหาริมทรัพย์และการลงทุนรวมถึงเพื่อพิสูจน์ว่าเมื่อใดที่มีการซื้อ แทบเป็นไปไม่ได้เลยที่จะได้รับเงินกู้โดยไม่เปิดเผยบันทึกรายได้และการใช้จ่ายของคุณ.

การติดตามเอกสารเป็นสิ่งจำเป็นและอาจทำให้เกิดปัญหาสำหรับผู้ที่ไม่ได้เตรียมตัวและไม่เป็นระเบียบ อย่างไรก็ตามการสร้างระบบจัดเก็บข้อมูลในบ้านที่ทำให้รู้สึกได้ค่อนข้างง่าย.

การตั้งค่าระบบการยื่น

หากคุณยังไม่ได้แปลงเป็นระบบไร้กระดาษสำหรับจัดเก็บเอกสารคุณยังสามารถจัดการระบบเพื่อติดตามบันทึกทั้งหมดของคุณได้อย่างง่ายดาย.

1. ซื้ออุปกรณ์ที่จำเป็น

เยี่ยมชมร้านจำหน่ายอุปกรณ์สำนักงานที่คุณโปรดปรานและทำการสั่งซื้อดังต่อไปนี้:

• ไฟล์พ็อกเก็ตขนาดตัวอักษรหนึ่งตัวที่ขยายเป็นสามนิ้วครึ่ง (ประมาณ $ 3)
• โฟลเดอร์แฟ้มหลายโฟลเดอร์ (น้อยกว่า $ 1 ต่อโฟลเดอร์)
• ป้ายกำกับสำหรับโฟลเดอร์แฟ้มของคุณ (ประมาณ $ 3 สำหรับแพ็ค 250 ป้าย)

2. สร้างป้ายกำกับ

ทำเครื่องหมายโฟลเดอร์การขยายสำหรับปี จากนั้นสร้างเลเบลสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ไฟล์ดังต่อไปนี้:

• ค่าใช้จ่ายส่วนตัวเช่นเสื้อผ้าหนังสือของชำและความบันเทิง
• การแพทย์ / ทันตกรรม
• ค่าสาธารณูปโภค
• การซื้อจำนวนมากและการปรับปรุงบ้าน
• ใบแจ้งยอดธนาคาร
• เงินลงทุน
• ใบแจ้งยอดบัตรเครดิตและใบเสร็จรับเงิน
• ชำระต้นขั้ว
• บันทึกภาษี

3. จัดระเบียบเอกสารและไฟล์ของคุณ

เมื่อคุณติดป้ายชื่อโฟลเดอร์แล้วให้เริ่มจัดระเบียบระบบการจัดเก็บไฟล์ของคุณ เมื่อปีที่แล้วคุณสามารถเพิ่มโฟลเดอร์เพื่อเก็บใบเสร็จรับเงินสำหรับหมวดหมู่ใหม่ที่คุณต้องติดตามเช่นค่าใช้จ่ายสำหรับการศึกษาสัตว์เลี้ยงหรือการเดินทาง.

วางโฟลเดอร์ไฟล์ของคุณไว้ในโฟลเดอร์ขยายและเก็บระบบการเก็บรักษาของคุณไว้ในลิ้นชักหรือตู้เก็บเอกสารอย่างปลอดภัย เมื่อใดก็ตามที่คุณทำการสั่งซื้อหรือชำระเงินให้เป็นนิสัยในการวางใบเสร็จของคุณลงในโฟลเดอร์ที่เหมาะสมทันที.

เพื่อช่วยให้อยู่ด้านบนของการชำระค่าใช้จ่ายให้สร้างโฟลเดอร์ชื่อ“ ตั๋วเงินเพื่อชำระ” เก็บโฟลเดอร์นี้ไว้ในตำแหน่งที่มองเห็นได้ชัดเจนเพื่อให้คุณได้รับการเตือนให้ดำเนินการอย่างสม่ำเสมอเพื่อชำระค่าใช้จ่ายคงค้าง หลังจากจ่ายบิลแต่ละใบให้บันทึกลงในโฟลเดอร์ที่เหมาะสมในระบบการจัดเก็บของคุณ.

คุณควรสร้างโฟลเดอร์ชื่อ“ ต้องการความสนใจ” ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการสอบถามเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินที่น่าสงสัยในบัตรเครดิตของคุณหรือหากคุณต้องการติดต่อผู้ขายที่ไม่ได้ให้เครดิตแก่คุณสำหรับการชำระบิลล่าสุดคุณควรเก็บบันทึกหรือเตือนความจำไว้ใน โฟลเดอร์นี้.

วิธีการยื่นรายวัน

ด้วยการใช้ระบบนี้คุณสามารถลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาผ่านเอกสารที่กระจัดกระจายได้โดยจัดเรียงไฟล์ของคุณเป็นระเบียบและจัดระเบียบไฟล์อย่างเหมาะสม สร้างกิจวัตรประจำวันเพื่อให้ไฟล์ของคุณอย่างสม่ำเสมอและดูแลอย่างถูกต้อง:

1. รวบรวมจดหมายและผ่านมันที่โต๊ะทำงานหรือโต๊ะในครัวของคุณ.
2. เปิดจดหมายแต่ละชิ้นแล้วตั้งค่าจดหมายขยะและซองจดหมายเพื่อนำไปรีไซเคิล.
3. วางบิลในโฟลเดอร์“ Bills to Pay”.
4. วางใบเสร็จรับเงินในโฟลเดอร์ที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่นควรมีการสรุปบริการทางการแพทย์ไว้ในโฟลเดอร์“ การแพทย์ / ทันตกรรม”.
5. สิ่งใดก็ตามที่ต้องการความสนใจอย่างเร่งด่วนควรเข้าไปในโฟลเดอร์ "Needs Attention" เพื่อให้คุณสามารถดูแลได้อย่างรวดเร็ว.

สิ่งที่ต้องรักษาและนานเท่าไหร่

ในกรณีส่วนใหญ่คุณควรเก็บบันทึกไว้อย่างน้อยสามปีเนื่องจาก IRS มักจะค้นหาประวัติของคุณสามปีระหว่างการตรวจสอบภาษี อย่างไรก็ตามกรมสรรพากรอาจเลือกที่จะค้นหาอีกสามปีในประวัติศาสตร์ของคุณดังนั้นด้วยเหตุนี้จึงแนะนำให้บันทึกระเบียนเป็นเวลาหกปี.

นี่คือบันทึกบางส่วนที่คุณควรเก็บไว้เป็นเวลาหกปี:

• ใบเสร็จรับเงินสำหรับการหักเงินใด ๆ ที่คุณระบุไว้ในการคืนภาษีของคุณ
• คำสั่งนายหน้าสำหรับการทำธุรกรรมที่รายงานเกี่ยวกับการคืนภาษีของคุณ
• บันทึกที่เกี่ยวข้องกับการขายบ้านหรือทรัพย์สินอื่น ๆ ที่รายงานเกี่ยวกับการคืนภาษีของคุณ
• บันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายที่รายงานสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณจากการคืนภาษีของคุณ

กระดาษทุกแผ่นที่สนับสนุนข้อมูลที่รายงานเกี่ยวกับการคืนภาษีของคุณควรถูกบันทึกไว้เป็นเวลาหกปีหลังจากวันที่คุณยื่น.

อย่างไรก็ตามมีบางระเบียนที่คุณต้องการเก็บไว้ตลอดไป:

• คืนภาษี
• สัญญา
• โฉนดที่ดินและคำสั่งปิด
• บันทึกการมีส่วนร่วมในแผนการเกษียณอายุของคุณ
• นโยบายการประกันชีวิต
• เอกสารการวางแผนอสังหาริมทรัพย์เช่นหนังสือมอบอำนาจหรือข้อตกลงการเชื่อถือ

เอกสารที่จะทิ้ง

หลังจากเสร็จสิ้นการเคลมภาษีคืนสำหรับปีมีเอกสารบางอย่างที่สามารถยกเลิกได้ ยกเว้นว่าเกี่ยวข้องกับการคืนภาษีของคุณคุณควรกำจัดรายการต่อไปนี้:

• บิลเงินฝากธนาคารและใบเสร็จรับเงิน ATM
• ต้นขั้ว paycheck
• ใบเสร็จรับเงินค่าเคเบิ้ล

คำสุดท้าย

ไม่มีเวลาเหมือนปัจจุบันที่จะเริ่มจัดระเบียบเอกสารของคุณ ยิ่งคุณติดตั้งระบบจัดเก็บเอกสารได้เร็วเท่าไหร่คุณก็จะได้รับผลตอบแทนที่เร็วขึ้นสำหรับบ้านหรือสำนักงานที่ยุ่งเหยิง นอกจากนี้คุณยังอาจพบว่าการเข้าถึงเอกสารหรือบันทึกง่ายกว่าเมื่อคุณต้องการ.

คุณใช้ระบบจัดเก็บที่บ้านหรือไม่? กลยุทธ์อะไรที่ใช้ได้ผลดีสำหรับคุณ?

(เครดิตภาพ: Bigstock)